Unidad 5 Sistemas de Informacion

Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios















Unidad 5





















Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI: 18.899.123

Caracas, 14 de Mayo del 2010

Definición de Información

La información es el numero de datos contenidos en un mensaje o conjunto de signos o señales sobre los que opera el aparato, A su vez se puede decir que es el elemento que el sujeto va acumulando en la medida de su capacidad.

Otra definición según el autor del Diccionario de términos archivísticos Víctor Hugo Arévalo Jordán es que la Información es un conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos para apoyar la toma de decisiones, Es el medio que nos lleva del mundo perceptivo al mundo cognoscitivo produciendo una reacción. Así mismo, es un proceso consecuencia de la documentación y condiciona de una manera consciente las actividades del intelecto humano y que repercute en el desarrollo de la humanidad tanto en su aspecto científico, técnico o artístico.

El futuro de un país depende de la disponibilidad de información, de ahí la estrecha relación entre información y poder, en ese sentido la información es un bien social que lleva al desarrollo pero como tal no se puede monopolizar, sino que hay que comunicar.

Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.

En mi opinión la Información es un conjunto organizado de datos procesados, que forman un mensaje sobre una determinada entidad. Estos datos son asimilados, incorporados y generan la información suficiente para producir el conocimiento que es el que permite al final tomar decisiones para ejecutar las acciones cotidianas que aseguran la existencia.
La Información es primordial para el proceso comunicativo y en la actualidad guía el desarrollo económico y social.

Definición de Sistema

Víctor Hugo Arévalo Jordán define sistema como el conjunto ordenado de normas y procedimientos con que funciona o se hace funcionar una cosa. Es el
Conjunto orgánico de principios e ideas sobre una materia determinada.

Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.

En mi opinión el sistema es un conjunto de elementos relacionados, interactuando con interdependencia que le conceden entidad propia al formar un todo unificado.

Un sistema puede ser cualquier objeto, cualquier cantidad de materia, cualquier región del espacio etc., seleccionado para aislarlo de todo lo demás. Así todo lo que lo rodea es entonces el entorno o el medio en donde se encuentra el sistema

El sistema es constituido por diferentes elementos relacionados entre si, en busca de un fin especifico del todo que los agrupa.
Sistema de Información

Todo sistema esta comprendido en un sistema aun mayor. Si el sistema realiza intercambios con lo que esta más allá de su límite físico o conceptual podrá ser definida como abierto. En el caso opuesto se caracteriza como un sistema cerrado.

El sistema de información realiza cuatro actividades básicas:

- La Entrada de información: Esta acción resulta en el ingreso de datos en el sistema de información. Puede realizarse de manera manual o automática. La primera es con intervención del usuario del sistema, la segunda es la toma de datos desde otros sistemas de información.

- El Almacenamiento de los datos ingresados: Esta es una de las funciones fundamentales de los sistemas de información. Esto es debido al enorme beneficio que ofrecen en cuanto registran y guardan la información de cada proceso que realizan en distintas estructuras diseñadas funcionalmente para este fin.

- El Procesamiento de la información: Depende de las capacidades que el sistema de información contenga en cuanto a la demora de esta acción. El procesamiento esta preestablecido en una secuencia especifica de operaciones.

- La Salida de la información: Tiene la función de sacar los datos ingresados o ya procesados. Y toda salida puede ser la entrada a otro sistema de información.
Sorberamurina, Verónica. (2007, Octubre 30). Sistemas De Información: Concepto Y Aplicaciones. Editum.org.
Obtenido en Mayo 07, 2010, de http://www.editum.org/Sistemas-De-Informacion-Concepto-Y-Aplicaciones-p-128.html

Tipos de sistemas de Información

Existen muchos tipos de sistemas de información al servicio de distintas áreas o ramas del desarrollo humano. Hay sistemas operativos, expertos, informático, sistemas de información geográfica que monitorean desigualdades de salud que complementan políticas sanitarias y de salud pública. En otras ramas de desarrollo existen sistemas de información de transacciones, sistemas de información de conocimiento, sistemas de información de apoyo a grupos, etc.

Los diferentes tipos de sistemas son:

- Sistemas Transaccionales: su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas

- Sistemas de soporte a la toma de decisiones: Los sistemas que apoyan el proceso de decisiones son los sistemas de Soporte a la Toma de decisiones, Sistemas para la toma de decisión de Grupo, Sistemas de Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistemas de Información para Ejecutivos.

-Sistemas Estratégicos: Son desarrollados en las organizaciones con la finalidad de alcanzar ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información.
Características de los Sistemas de Información


Las Características principales son las siguientes:

- Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

- Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Tienden a ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
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Algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.


Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información


Archivo Administrativo:

Es la Unidad de información en la que se depositan para su organización, difusión y consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora.

Archivo Intermedio:

Es el que reúne los documentos transferidos por los Archivos Centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica. En el permanecen hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico.

Conde Villaverde, Maria Luisa.
Los Archivos Administrativos e Intermedios como componentes de un sistema de información primero que nada son parte del desarrollo de un sistema eficaz, que no solo satisfaga las necesidades de los usuarios de modo rápido y cómodo sino que también, lo haga de forma rentable. Estos Archivos son componentes de un sistema actuando como la gestión de recursos informativos.
Se puede destacar que esta premisa forma parte de la “Teoría General de Sistemas” como dijo Bertalanffy: Sistema de Información es un complejo de componentes interactivos (en este caso los Archivos Administrativos e Intermedios) característicos de unidades organizadas como interacción, suma, centralización, finalidad y su aplicación a fenómenos concretos. Por lo tanto los Archivos Administrativos e Intermedios como componentes de un sistema de Información actúan debidamente integrados, procesan una información de entrada y mediante su transformación técnica, difunden una nueva información de salida lista para remediar una determinada necesidad informativa encaminada a obtener nuevo conocimiento o a tomar una decisión.

Los Archivos Administrativos e Intermedios son componentes de un sistema de Información, ya que estos trabajan entre si dentro de un sistema y se interrelacionan para llegar a un objetivo común.

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El Profesional de la Información y las TIC
El profesional de la información hoy en día esta unido a las tecnologías de la información así como también, desempeña un rol importantísimo y principalísimo frente a la Gerencia de los servicios. A raíz de los avances tecnológicos, científicos, sociales y culturales en los que estamos inmiscuidos la sociedad exige que nosotros los profesionales de la información manejemos nuevas estrategias y técnicas llegando a la evolución social, proporcionando el conocimiento a través del uso de las tecnologías de la información para la captación y procesamiento de esta, logrando así, una eficaz, excelente productividad en la búsqueda , recuperación de la información y logrando con ello satisfacer las necesidades de la sociedad.

Bibliografía



Autores consultados:


- Conde Villaverde, Maria Luisa.

- Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.

El Diccionario de términos archivisticos tiene como finalidad ser auxiliar a aquellas personas que realicen estudios diplomáticos, paleográficos y administrativos y, lógicamente documentales, proporcionándoles una descripción exacta de los términos empleados en la profesión archivistita. Si bien este Diccionario en principio fue concebido para uso interno de la cátedra, la Asociación de archiveros de Santa Fe se encargo de difundirlo, como casi toda la obra archivistita de Víctor Hugo Arévalo Jordán.



Paginas consultadas

Sorberamurina, Veronica. (2007, Octubre 30). Sistemas De Información: Concepto Y Aplicaciones. Editum.org.Obtenido en Mayo 07, 2010, de http://www.editum.org/Sistemas-De-Informacion-Concepto-Y-Aplicaciones-p-128.html

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