Unidad 3 Gestion Documental

Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e intermedios
Unidad 3








UNIDAD 3




















Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI 18899123

Caracas, 17 de abril de 2010

Gestión Documental



La Gestión documental es un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestión de los fondos desde el mismo momento de la producción de los documentos hasta su ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los fondos.


Duchein, M., (1977).

La Gestión Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento.

Universidad de Málaga (2006). Archivo General.

En mi opinión la Gestión Documental es la que permite que la documentación generada y acumulada en la oficina, sea tratada desde un principio, con criterios de clasificación y ordenación.

La Gestión Documental facilita la difusión de los fondos archivistitos a sus usuarios directos.


Objetivos de la Gestión Documental

La Gestión Documental busca alcanzar una serie de objetivos entre los cuales se pueden destacar:
- Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
- Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivistitos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
- Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
- Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
- Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración, sino también para la cultura.

Mejía, Myriam, Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.

En mi opinión la gestión documental tiene como objetivo un mejoramiento del desarrollo en cuanto a la productividad de una institución u organismo, ya que esta facilita el manejo de la información reduciendo así la mayor cantidad de documentos que mayoritariamente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma.


http://sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
Subsistemas de Gestión
Documental
Los Subsistemas de gestión documental son capaces de lograr:
- La accesibilidad permanente de la información.- La disponibilidad y actualización de la información.- La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.- La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de losdocumentos.- La facilidad de recuperación de la información.
El subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos:
- Identificar el conocimiento asociado a los procesos de la empresa.- Saber qué conocimiento se comparte y cómo.- Reconocer las oportunidades y las dificultades potenciales que conlleva.
Ello es factible a través de una Auditoria de la información al servicio de la gestión estratégica de la información. Con una metodología que permita disponer de la información suficiente para identificar, representar, analizar, determinar y establecer las necesidades básicas y así generar una propuesta lógica de soluciones de un “gestor documental” para la entidad en cuestión. Es decir:- Inventario físico. Identificando y categorizando los recursos de información.- Mapeo de información. Representando recursos y sus interrelaciones.- Análisis de necesidades. Determinando y fijando la información requerida.
- Gráficos de procesos y flujos. Flujo gramas.- Procesos de control.
http://www.impulsaconsultores.es/servicios/gestion-documental/

En lo que a mi respecta el subsistema de la Gestión Documental posee una serie de actividades inclinadas a la planificación, administración y organización de la documentación producida y recibidas por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.


Administrativa

Se enfoca en la administración de la empresa, en aspectos como transparencia, el aprovechamiento de materiales y la eficiencia de la administración.

Mejía, Myriam, Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.

En mi opinión la Gestión Administrativa está determinada por la coordinación de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos para lograr ciertos propósitos establecidos.


Información Documental

Es la información contenida en documentos, ya sean estos escritos (archivos, bibliotecas, hemerotecas), icónicos (museos, iconotecas) o sonoros (discotecas, fonotecas)".

Martínez de Sousa, José
Se enfoca en mantener archivos actualizados facilitando al público el acceso a la información, Asesora sobre las fuentes más apropiadas para el estudio del tema de investigación elegido por el usuario, tanto dentro de los fondos del archivo como en otros archivos.

La Gestión Documental y la toma de decisiones

Al tener una buena aplicación de la Gestión Documental se podrá llegar a un gran desarrollo y mejoramiento en cuanto a la toma de decisiones.

Teniendo una buena Gestión Documental dentro de la institución se obtendrán los documentos de mayor importancia y consulta a la hora de tomar decisiones en la institución, se tomaran decisiones realizando una elección entre alternativas o formas para resolver diferentes situaciones, se elegirá una alternativa entre las disponibles a los efectos de resolver un problema.


El profesional de la información frente a estos retos

En mi opinión el profesional de la información ante estos retos siempre debe brindar servicios profesionales de calidad, con exclusividad, privacidad y en forma pertinente a los usuarios, sin distinción de ningún tipo. Este a su vez, conservara actualizados los conocimientos, estos sumados a su honestidad en el ejercicio de la profesión, tendrán como objetivo una óptima y mejor prestación de sus servicios “calidad”.
Bibliografía



Autores consultados

- Universidad de Málaga. Archivo General (2006).[pagina Web en línea]. Disponible en: http//www.uma.es/archgeneral/4.htm. [Consulta el: 10-Enero-2007]

La Universidad de Málaga ofrece a través de un complejo análisis un concepto perfecto de la Gestión Documental, Este concepto me permitió tener más entendimiento y capacidad en cuanto al manejo dicha investigación.

- Mejía, Myriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.

En esta guía se busca dar a conocer la gestión documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando mostrar un poco su origen, además se comenta la importancia que alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones publicas y privadas, no solo en la ordenación y correcto uso de las operaciones archivistitas, sino también al facilitar la difusión de los fondos archivistitos a sus usuarios directos.

- Martínez de Sousa, José

- Duchein, M., (1977).


Paginas consultadas

http://www.impulsaconsultores.es/servicios/gestion-documental/
Esta pagina se dedica a la generación de contenidos y al desarrollo Web, la gestión documental y el análisis de usabilidad, la transferencia de las nuevas tecnologías e intercambio de experiencias, la configuración de redes sociales y el desarrollo comunitario, principalmente en y para entornos digitales.
Su actuación como página es encaminar hacia el análisis, la preparación, elaboración, gestión, implementación, desarrollo, evaluación y difusión de todo.