jueves, 20 de mayo de 2010

Unidad 1 Archivos administrativos e intermedios

Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e intermedios
Unidad 1








Archivos Administrativos e Intermedios





















Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanesa Villalba
CI 18899123





Definición de Archivo

Conjunto orgánico de información producida o recibida por una persona jurídica, singular o colectivo, o por un organismo publico o privado en el ejercicio de sus actividades, y conservada especializadamente en una institución de servicios que tiene como finalidad el tratamiento, preservación y uso de dicha información.

Según el autor Francisco Fuster Ruiz describe el archivo por medio de varios elementos: institucionales, documentales, estructurales, personales.

El Archivo es aquel que posee varios elementos que conforman sus contextos: institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, finalmente, remiten estos a los archivos. Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedente de una o varias entidades productoras. Estructurales: los depósitos archivistitos, las instalaciones. Personales: los profesionales archiveros, archivólogos, científicos y técnicos: la gestión y archivistita y el servicio documental, organización, conservación y utilización de los fondos.


En mi opinión el archivo es el conjunto de elementos organizados de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento, como soporte material de estas informaciones.


Definición de Documento

Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, publicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Según Arevalo j. Victor H. El Documento es el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.

Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.

Recuperado el 28 de Septiembre de 2009 desde http://www.edicionesdelsur.com/diccionarioarchivistico.htm
En lo que a mi respecta coincido con el autor Victor Arevalo ya que un documento es el soporte material de una actividad administrativa de una entidad con distintas funciones.
También es el soporte donde es plasmada cualquier tipo de información siendo así el resultado de cualquier actividad humana en donde se quiere transmitir una información comunicar un hecho o conservar un conocimiento.

Funciones e importancia.

Funciones e importancia de un archivo

Según Arévalo Jordan Víctor las funciones de un archivo son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivistito, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Tradicionalmente son tres las funciones archivistitas: recoger, conservar, servir. Son funciones muy amplias no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira la perdurabilidad y el servicio que conllevara difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.

En mi opinión las funciones del archivo permiten la elaboración de un documento hasta su eliminación o conservación permanente, siendo su función principal el almacenamiento de toda la documentación ordenada, clasificada para el momento en que se necesite la información requerida. Por lo tanto, su función esta determinada por las fases del ciclo vital de los documentos además en cuanto a su importancia puedo hacer destacar:
- Reunir ordenadamente tisis los documentos.
- Asegurar su conservación
- Estar disponibles y actualizados
- Coordinar y controlar la recepción de la documentación
- Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material
- Recibe material para archivar
- Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos
- Revisa el control de prestamos expedientes y documentos
- Promociona información del material archivado, según las normas
- Actualiza el thesauro en términos claves
- Atiende y resuelve problemas que se presenten en el archivo
- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y organización.

Funciones e importancia de un documento
Según Arevalo j. Victor su función e importancia es servir como soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad archivistita de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Incluyen tanto los jurídicos como los administrativos, distinguiéndose de otras acepciones documentales por su génesis, por cuanto se estiman tales los producidos, recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines conservados como prueba e información. Los documentos se producen uno a uno con el paso del tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones especificas.

Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.

Recuperado el 28 de Septiembre de 2009 desde http://www.edicionesdelsur.com/diccionarioarchivistico.htm

En lo que a mi respecta los documentos tienen como función e importancia ser toda expresión en el lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material. El, documento es toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirve para comprobar o acreditar algo.

Documentos administrativos

Documentos Administrativos Según el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos plantea que a los Documentos Administrativos son el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones que tienen valor administrativo, fiscal o legal, debe ser objeto de conservación.

Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos.

Los Documentos Administrativos en mi opinión es toda aquella información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Tipos de documentos administrativos

- Forma en que se trasmite: originales, copias (simples o autenticadas, las sobrecarta)
Ámbito jurídico del organismo productor: públicos, privados.

- Prioridad de uso: administrativos: este tiene que ver con la vigencia administrativa, variable según los procedimientos. Históricos.

- Por su composición: simples y compuestos.
- Por la manera de trasmitir la información: textuales. Por imagen. Sonoros. Audiovisuales. Legibles por máquina. Orales.

- Por las funciones que testifican: específicos. Comunes.

Función de los documentos administrativos

Los documentos administrativos satisfacen todas aquellas necesidades de los ciudadanos en el caso de la administración de empresas estas proveen la información en cuanto a la organización de recursos repartición, inversion del dinero siendo una fuente de información de gran importancia.

Archivos administrativos

Unidad de información en la que depositan para su organización, difusión y consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora.

Función

Se planifica la elaboración, producción o creación de los documentos, es decir, se decide sobre el formato en el cual se va ha hacer vaciada la información previamente analizada, escogiendo su presentación y planificando su texto, Los documentos suelen estar muy activos en su consulta.
guarda y recibe la documentación y precisa para el normal ejercicio de sus funciones.

Archivos intermedios

Según Maria Dolores Carnicer y Maria Luisa Conde Villaverde son aquellos que reúne los documentos transferidos por los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica. En el permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

Función

Se encarga de considerar la vigencia de los documentos, esta es la cualidad que presenta un documento mientras actúa y tiene vigor para cumplir lo que esta explicito en su texto.
Se Aligera el volumen documental de las Administraciones utilizando locales alejados y menos costosos.

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