Unidad 2 Me parecio de gran importancia la parte del trabajo en donde hay que plantear laimportancia de los archivos. En lo que a mi respecta Los Archivos tienen granimportancia ya que han permitido el desarrollo de la sociedad, estados ygobiernos, empresas y organizaciones.
Unidad 3 En mi opinión la Gestión Documental es la que permite que la documentacióngenerada y acumulada en la oficina, sea tratada desde un principio, concriterios de clasificación y ordenación.La Gestión Documental facilita la difusión de los fondos archivistitos asus usuarios directos.En lo que a mi respecta la gestión documental tiene como objetivo unmejoramiento del desarrollo en cuanto a la productividad de una institución uorganismo, ya que esta facilita el manejo de la información reduciendo así lamayor cantidad de documentos que mayoritariamente se conservan en lasorganizaciones y que no son importantes para la misma.
Unidad 4 En mi opinión los Manuales de Normas y Procedimientos son los que permitenllevar a cabo una correcta gestión en los Archivos de la Oficina, En cada unidadadministrativa debe constar por escrito todas las normas y procedimientos.El Manual de Normas y Procedimientos, debe estar en constante revisión ya que laoficina o la unidad de Archivo de Gestión, puede adquirir nuevas competencias ypor lo tanto series que habrá que incluir.
Unidad 5 En mi opinión el sistema es un conjunto de elementos relacionados, interactuandocon interdependencia creando una entidad propia al formar un todo unificado.Un sistema puede ser cualquier objeto, cualquier cantidad de materia, cualquierregión del espacio etc., seleccionado para aislarlo de todo lo demás. Así todolo que lo rodea es entonces el entorno o el medio en donde se encuentra elsistema.
jueves, 20 de mayo de 2010
Unidad 5 Sistemas de Informacion
Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios
Unidad 5
Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI: 18.899.123
Caracas, 14 de Mayo del 2010
Definición de Información
La información es el numero de datos contenidos en un mensaje o conjunto de signos o señales sobre los que opera el aparato, A su vez se puede decir que es el elemento que el sujeto va acumulando en la medida de su capacidad.
Otra definición según el autor del Diccionario de términos archivísticos Víctor Hugo Arévalo Jordán es que la Información es un conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos para apoyar la toma de decisiones, Es el medio que nos lleva del mundo perceptivo al mundo cognoscitivo produciendo una reacción. Así mismo, es un proceso consecuencia de la documentación y condiciona de una manera consciente las actividades del intelecto humano y que repercute en el desarrollo de la humanidad tanto en su aspecto científico, técnico o artístico.
El futuro de un país depende de la disponibilidad de información, de ahí la estrecha relación entre información y poder, en ese sentido la información es un bien social que lleva al desarrollo pero como tal no se puede monopolizar, sino que hay que comunicar.
Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
En mi opinión la Información es un conjunto organizado de datos procesados, que forman un mensaje sobre una determinada entidad. Estos datos son asimilados, incorporados y generan la información suficiente para producir el conocimiento que es el que permite al final tomar decisiones para ejecutar las acciones cotidianas que aseguran la existencia.
La Información es primordial para el proceso comunicativo y en la actualidad guía el desarrollo económico y social.
Definición de Sistema
Víctor Hugo Arévalo Jordán define sistema como el conjunto ordenado de normas y procedimientos con que funciona o se hace funcionar una cosa. Es el
Conjunto orgánico de principios e ideas sobre una materia determinada.
Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
En mi opinión el sistema es un conjunto de elementos relacionados, interactuando con interdependencia que le conceden entidad propia al formar un todo unificado.
Un sistema puede ser cualquier objeto, cualquier cantidad de materia, cualquier región del espacio etc., seleccionado para aislarlo de todo lo demás. Así todo lo que lo rodea es entonces el entorno o el medio en donde se encuentra el sistema
El sistema es constituido por diferentes elementos relacionados entre si, en busca de un fin especifico del todo que los agrupa.
Sistema de Información
Todo sistema esta comprendido en un sistema aun mayor. Si el sistema realiza intercambios con lo que esta más allá de su límite físico o conceptual podrá ser definida como abierto. En el caso opuesto se caracteriza como un sistema cerrado.
El sistema de información realiza cuatro actividades básicas:
- La Entrada de información: Esta acción resulta en el ingreso de datos en el sistema de información. Puede realizarse de manera manual o automática. La primera es con intervención del usuario del sistema, la segunda es la toma de datos desde otros sistemas de información.
- El Almacenamiento de los datos ingresados: Esta es una de las funciones fundamentales de los sistemas de información. Esto es debido al enorme beneficio que ofrecen en cuanto registran y guardan la información de cada proceso que realizan en distintas estructuras diseñadas funcionalmente para este fin.
- El Procesamiento de la información: Depende de las capacidades que el sistema de información contenga en cuanto a la demora de esta acción. El procesamiento esta preestablecido en una secuencia especifica de operaciones.
- La Salida de la información: Tiene la función de sacar los datos ingresados o ya procesados. Y toda salida puede ser la entrada a otro sistema de información.
Sorberamurina, Verónica. (2007, Octubre 30). Sistemas De Información: Concepto Y Aplicaciones. Editum.org.
Obtenido en Mayo 07, 2010, de http://www.editum.org/Sistemas-De-Informacion-Concepto-Y-Aplicaciones-p-128.html
Tipos de sistemas de Información
Existen muchos tipos de sistemas de información al servicio de distintas áreas o ramas del desarrollo humano. Hay sistemas operativos, expertos, informático, sistemas de información geográfica que monitorean desigualdades de salud que complementan políticas sanitarias y de salud pública. En otras ramas de desarrollo existen sistemas de información de transacciones, sistemas de información de conocimiento, sistemas de información de apoyo a grupos, etc.
Los diferentes tipos de sistemas son:
- Sistemas Transaccionales: su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas
- Sistemas de soporte a la toma de decisiones: Los sistemas que apoyan el proceso de decisiones son los sistemas de Soporte a la Toma de decisiones, Sistemas para la toma de decisión de Grupo, Sistemas de Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistemas de Información para Ejecutivos.
-Sistemas Estratégicos: Son desarrollados en las organizaciones con la finalidad de alcanzar ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información.
Características de los Sistemas de Información
Las Características principales son las siguientes:
- Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
- Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
Tienden a ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio
Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
.
Algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información
Archivo Administrativo:
Es la Unidad de información en la que se depositan para su organización, difusión y consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora.
Archivo Intermedio:
Es el que reúne los documentos transferidos por los Archivos Centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica. En el permanecen hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico.
Conde Villaverde, Maria Luisa.
Los Archivos Administrativos e Intermedios como componentes de un sistema de información primero que nada son parte del desarrollo de un sistema eficaz, que no solo satisfaga las necesidades de los usuarios de modo rápido y cómodo sino que también, lo haga de forma rentable. Estos Archivos son componentes de un sistema actuando como la gestión de recursos informativos.
Se puede destacar que esta premisa forma parte de la “Teoría General de Sistemas” como dijo Bertalanffy: Sistema de Información es un complejo de componentes interactivos (en este caso los Archivos Administrativos e Intermedios) característicos de unidades organizadas como interacción, suma, centralización, finalidad y su aplicación a fenómenos concretos. Por lo tanto los Archivos Administrativos e Intermedios como componentes de un sistema de Información actúan debidamente integrados, procesan una información de entrada y mediante su transformación técnica, difunden una nueva información de salida lista para remediar una determinada necesidad informativa encaminada a obtener nuevo conocimiento o a tomar una decisión.
Los Archivos Administrativos e Intermedios son componentes de un sistema de Información, ya que estos trabajan entre si dentro de un sistema y se interrelacionan para llegar a un objetivo común.
\
El Profesional de la Información y las TIC
El profesional de la información hoy en día esta unido a las tecnologías de la información así como también, desempeña un rol importantísimo y principalísimo frente a la Gerencia de los servicios. A raíz de los avances tecnológicos, científicos, sociales y culturales en los que estamos inmiscuidos la sociedad exige que nosotros los profesionales de la información manejemos nuevas estrategias y técnicas llegando a la evolución social, proporcionando el conocimiento a través del uso de las tecnologías de la información para la captación y procesamiento de esta, logrando así, una eficaz, excelente productividad en la búsqueda , recuperación de la información y logrando con ello satisfacer las necesidades de la sociedad.
Bibliografía
Autores consultados:
- Conde Villaverde, Maria Luisa.
- Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
El Diccionario de términos archivisticos tiene como finalidad ser auxiliar a aquellas personas que realicen estudios diplomáticos, paleográficos y administrativos y, lógicamente documentales, proporcionándoles una descripción exacta de los términos empleados en la profesión archivistita. Si bien este Diccionario en principio fue concebido para uso interno de la cátedra, la Asociación de archiveros de Santa Fe se encargo de difundirlo, como casi toda la obra archivistita de Víctor Hugo Arévalo Jordán.
Paginas consultadas
Sorberamurina, Veronica. (2007, Octubre 30). Sistemas De Información: Concepto Y Aplicaciones. Editum.org.Obtenido en Mayo 07, 2010, de http://www.editum.org/Sistemas-De-Informacion-Concepto-Y-Aplicaciones-p-128.html
Esta página consultada Editum.org es un sitio que ingresa autores expertos en su servicio, a través del marketing con artículos, para que el usuario pueda acceder a los distintos contenidos englobados en cada categoría. Su sistema asegura una máxima exposición para el material publicado. Editum.org. es exitoso porque deriva de la selección, por parte de la administración, de contenidos originales excluyentemente, del funcionamiento en base al marketing en Internet, las ventajas de la publicidad eficaz y gratis en Internet. La política del sitio promueve una renovación constante de contenidos a través de artículos cortos que informan, entretiene y educan.
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios
Unidad 5
Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI: 18.899.123
Caracas, 14 de Mayo del 2010
Definición de Información
La información es el numero de datos contenidos en un mensaje o conjunto de signos o señales sobre los que opera el aparato, A su vez se puede decir que es el elemento que el sujeto va acumulando en la medida de su capacidad.
Otra definición según el autor del Diccionario de términos archivísticos Víctor Hugo Arévalo Jordán es que la Información es un conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos para apoyar la toma de decisiones, Es el medio que nos lleva del mundo perceptivo al mundo cognoscitivo produciendo una reacción. Así mismo, es un proceso consecuencia de la documentación y condiciona de una manera consciente las actividades del intelecto humano y que repercute en el desarrollo de la humanidad tanto en su aspecto científico, técnico o artístico.
El futuro de un país depende de la disponibilidad de información, de ahí la estrecha relación entre información y poder, en ese sentido la información es un bien social que lleva al desarrollo pero como tal no se puede monopolizar, sino que hay que comunicar.
Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
En mi opinión la Información es un conjunto organizado de datos procesados, que forman un mensaje sobre una determinada entidad. Estos datos son asimilados, incorporados y generan la información suficiente para producir el conocimiento que es el que permite al final tomar decisiones para ejecutar las acciones cotidianas que aseguran la existencia.
La Información es primordial para el proceso comunicativo y en la actualidad guía el desarrollo económico y social.
Definición de Sistema
Víctor Hugo Arévalo Jordán define sistema como el conjunto ordenado de normas y procedimientos con que funciona o se hace funcionar una cosa. Es el
Conjunto orgánico de principios e ideas sobre una materia determinada.
Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
En mi opinión el sistema es un conjunto de elementos relacionados, interactuando con interdependencia que le conceden entidad propia al formar un todo unificado.
Un sistema puede ser cualquier objeto, cualquier cantidad de materia, cualquier región del espacio etc., seleccionado para aislarlo de todo lo demás. Así todo lo que lo rodea es entonces el entorno o el medio en donde se encuentra el sistema
El sistema es constituido por diferentes elementos relacionados entre si, en busca de un fin especifico del todo que los agrupa.
Sistema de Información
Todo sistema esta comprendido en un sistema aun mayor. Si el sistema realiza intercambios con lo que esta más allá de su límite físico o conceptual podrá ser definida como abierto. En el caso opuesto se caracteriza como un sistema cerrado.
El sistema de información realiza cuatro actividades básicas:
- La Entrada de información: Esta acción resulta en el ingreso de datos en el sistema de información. Puede realizarse de manera manual o automática. La primera es con intervención del usuario del sistema, la segunda es la toma de datos desde otros sistemas de información.
- El Almacenamiento de los datos ingresados: Esta es una de las funciones fundamentales de los sistemas de información. Esto es debido al enorme beneficio que ofrecen en cuanto registran y guardan la información de cada proceso que realizan en distintas estructuras diseñadas funcionalmente para este fin.
- El Procesamiento de la información: Depende de las capacidades que el sistema de información contenga en cuanto a la demora de esta acción. El procesamiento esta preestablecido en una secuencia especifica de operaciones.
- La Salida de la información: Tiene la función de sacar los datos ingresados o ya procesados. Y toda salida puede ser la entrada a otro sistema de información.
Sorberamurina, Verónica. (2007, Octubre 30). Sistemas De Información: Concepto Y Aplicaciones. Editum.org.
Obtenido en Mayo 07, 2010, de http://www.editum.org/Sistemas-De-Informacion-Concepto-Y-Aplicaciones-p-128.html
Tipos de sistemas de Información
Existen muchos tipos de sistemas de información al servicio de distintas áreas o ramas del desarrollo humano. Hay sistemas operativos, expertos, informático, sistemas de información geográfica que monitorean desigualdades de salud que complementan políticas sanitarias y de salud pública. En otras ramas de desarrollo existen sistemas de información de transacciones, sistemas de información de conocimiento, sistemas de información de apoyo a grupos, etc.
Los diferentes tipos de sistemas son:
- Sistemas Transaccionales: su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas
- Sistemas de soporte a la toma de decisiones: Los sistemas que apoyan el proceso de decisiones son los sistemas de Soporte a la Toma de decisiones, Sistemas para la toma de decisión de Grupo, Sistemas de Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistemas de Información para Ejecutivos.
-Sistemas Estratégicos: Son desarrollados en las organizaciones con la finalidad de alcanzar ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información.
Características de los Sistemas de Información
Las Características principales son las siguientes:
- Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
- Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
Tienden a ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio
Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
.
Algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información
Archivo Administrativo:
Es la Unidad de información en la que se depositan para su organización, difusión y consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora.
Archivo Intermedio:
Es el que reúne los documentos transferidos por los Archivos Centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica. En el permanecen hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico.
Conde Villaverde, Maria Luisa.
Los Archivos Administrativos e Intermedios como componentes de un sistema de información primero que nada son parte del desarrollo de un sistema eficaz, que no solo satisfaga las necesidades de los usuarios de modo rápido y cómodo sino que también, lo haga de forma rentable. Estos Archivos son componentes de un sistema actuando como la gestión de recursos informativos.
Se puede destacar que esta premisa forma parte de la “Teoría General de Sistemas” como dijo Bertalanffy: Sistema de Información es un complejo de componentes interactivos (en este caso los Archivos Administrativos e Intermedios) característicos de unidades organizadas como interacción, suma, centralización, finalidad y su aplicación a fenómenos concretos. Por lo tanto los Archivos Administrativos e Intermedios como componentes de un sistema de Información actúan debidamente integrados, procesan una información de entrada y mediante su transformación técnica, difunden una nueva información de salida lista para remediar una determinada necesidad informativa encaminada a obtener nuevo conocimiento o a tomar una decisión.
Los Archivos Administrativos e Intermedios son componentes de un sistema de Información, ya que estos trabajan entre si dentro de un sistema y se interrelacionan para llegar a un objetivo común.
\
El Profesional de la Información y las TIC
El profesional de la información hoy en día esta unido a las tecnologías de la información así como también, desempeña un rol importantísimo y principalísimo frente a la Gerencia de los servicios. A raíz de los avances tecnológicos, científicos, sociales y culturales en los que estamos inmiscuidos la sociedad exige que nosotros los profesionales de la información manejemos nuevas estrategias y técnicas llegando a la evolución social, proporcionando el conocimiento a través del uso de las tecnologías de la información para la captación y procesamiento de esta, logrando así, una eficaz, excelente productividad en la búsqueda , recuperación de la información y logrando con ello satisfacer las necesidades de la sociedad.
Bibliografía
Autores consultados:
- Conde Villaverde, Maria Luisa.
- Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
El Diccionario de términos archivisticos tiene como finalidad ser auxiliar a aquellas personas que realicen estudios diplomáticos, paleográficos y administrativos y, lógicamente documentales, proporcionándoles una descripción exacta de los términos empleados en la profesión archivistita. Si bien este Diccionario en principio fue concebido para uso interno de la cátedra, la Asociación de archiveros de Santa Fe se encargo de difundirlo, como casi toda la obra archivistita de Víctor Hugo Arévalo Jordán.
Paginas consultadas
Sorberamurina, Veronica. (2007, Octubre 30). Sistemas De Información: Concepto Y Aplicaciones. Editum.org.Obtenido en Mayo 07, 2010, de http://www.editum.org/Sistemas-De-Informacion-Concepto-Y-Aplicaciones-p-128.html
Esta página consultada Editum.org es un sitio que ingresa autores expertos en su servicio, a través del marketing con artículos, para que el usuario pueda acceder a los distintos contenidos englobados en cada categoría. Su sistema asegura una máxima exposición para el material publicado. Editum.org. es exitoso porque deriva de la selección, por parte de la administración, de contenidos originales excluyentemente, del funcionamiento en base al marketing en Internet, las ventajas de la publicidad eficaz y gratis en Internet. La política del sitio promueve una renovación constante de contenidos a través de artículos cortos que informan, entretiene y educan.
Unidad 4 Manuales de Normas y Procedimientos
Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios
Unidad 4
Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI: 18.899.123
Caracas, 08 de Mayo del 2010
Definición de manuales
Obra de consulta que contiene las normas que proyectan técnicas codificadas sistemáticamente para la organización y manejo de una unidad de correspondencia y archivo.
Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
En mi opinión los manuales forman parte de las herramientas confiables para las organizaciones, facilitando así el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Definición de manuales de Normas y Procedimientos
Los manuales de Normas y Procedimientos se encargan de llevar a cabo una correcta gestión en los Archivos de la oficina. Con la redacción de los Manuales de Normas y Procedimientos, se incluye la elaboración del cuadro de clasificación orgánico, funcional, específico, atendiendo a las series documentales que genera la unidad a las que guía de proporcionarnos una codificación ligada al Cuadro de Clasificación General establecido por el Archivo Central.
Conde Villaverde, Maria Luisa, 1992.
En lo que a mi respecta los manuales de Normas y Procedimientos son documentos que poseen la descripción de actividades que se seguirán en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
Objetivos de los Manuales de Normas y Procedimientos
Los Manuales de Normas y Procedimientos tienen como objetivo definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización. A su vez los Manuales de normas y procedimientos establecen pasos para regular y sistematizar las actividades del proceso.
Entre los objetivos se destacan: - Fijar las políticas de la institución u organización.
- Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.
- Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad.
- Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.
- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.
- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
- Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general.
- Facilitar a los nuevos empleados los alineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.
- Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de procedimientos.
- Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal.
- Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
- Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
- Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.
- Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evitar los conflictos inter-estructurales.
Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).
Se puede acotar que tienen como objetivo la eficacia para la toma de decisiones ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
Tipos de Manuales de Normas y Procedimientos
Entre los tipos de Manuales de Normas y Procedimientos se encuentran:
- De Organización- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
Manual de Organización
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella. En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere: - Historía y Descripción de la Empresa- Misión, visión y objetivos de la empresa- Legislación o base legal- Estructura de la organización (organigrama General)- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)- Normas y políticas generales.
Manual de Normas y Procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar alteraciones arbitrarias.
Ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilita la labor de la auditoria administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización, Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representa al Manual de Normas y procedimientos. La descripción de procedimientos de elaboración abarca la siguiente información: - Identificación del procedimiento.- Nombre.- Área de desempeño.
- Codificación.- Descripción Genérica (objetivo).- Normas generales.- Responsable de cada una de las actividades que lo integran.- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades).- Descripción de cada una de las actividades que lo integran. Manual de Puestos y Funciones Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización. Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo. Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones. La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información: - Identificación del Puesto de Trabajo.- Nombre.- Área de desempeño.- Codificación.- Descripción Genérica (objetivo).- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto.- Diarias o frecuentes.- Semanales.- Quincenales.
- Mensuales.
- Trimestrales.
- Semestrales.
- Anuales.
- Ocasionales o eventuales.
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil de Nivel académico).
- Habilidades y destrezas.
- Conocimientos técnicos y/o específicos.
Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).
Manual para Especialistas
Contiene normas o indicadores referidos exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este Manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del Empleado
Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrollan, planes de incentivacion y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones.
Manual de Propósitos Múltiples
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección o mantenimiento.
Correa, Jailer y otros: Ingeniería Petrobrás DPSU – Colombia, Ingeniero de Petróleos (U. Nal), Especialista en Alta Gerencia (U. Andes), Especialista Administración Pública (ESAP). Manuales de Normas y Procedimientos [Documento en línea] Disponible en: www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt
Presentación de los Manuales de Normas y Procedimientos
- Contenido.
- Objetivos.
- Responsabilidad.
- Alcance de los procedimientos.
- Instrucciones.
- Normas de Procedimiento.
- Glosario Índice Temático.
- Índice de referencias cruzadas.
- Verificación y asesoramiento.
- Indicación de fechas.
- Numeración de páginas.
- Formato.
-Armado.
Elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos
Se destacan en etapas para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos:
Planificación del Trabajo.
Se forma el grupo de trabajo que se encargara de la elaboración de los manuales, este puede estar conformado por un representante de cada departamento.
Debe asignarse un coordinador que será el encargado de coordinar el trabajo y mantener un orden en cada actividad y así presentar una información coherente.
En esta etapa se plantean cuales serán las herramientas metodológicas que se usaran para obtener la información.
Búsqueda de la Información.
Consiste en extraer la información necesaria para la elaboración de los manuales, siguiendo las herramientas metodológicas establecidas y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante: Investigación documental: buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.
Análisis de la Información.
Una vez obtenida la información relevante, esta se deberá organizar y analizar de manera de darle un sentido coherente y así poder desarrollar el manual.
Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: ¿Qué trabajo o actividad se hace?, ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?, ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?, ¿Para qué se realiza el trabajo?, ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?, ¿Cuándo o en qué momento se hace?, ¿Por qué se hace? Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.
Elaboración del Manual.
Se establece, en esta etapa, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el Manual, para ello se debe considerar:
1- La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo.
2- La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución
de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. Se elaboran según las formas más sencillas y establecidas ya sea a nivel institucional.
3- El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al coordinador y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
Autorización del Manual.
Cuando se cuenta con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, da autorización para que el manual pueda ser reproducido, difundido y distribuido en toda la institución o en las unidades
Administrativas correspondientes.
Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito de que los empleados conozcan el contenido del documento y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.
Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual de Normas y Procedimientos.
Implantación de los Manuales de Normas y Procedimientos
La implantación del manual de Normas y Procedimientos, debe hacer una divulgación de los mismos a todo nivel de la empresa para asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que involucra, los clientes, objetivo del proceso y los beneficios que tendrá la empresa en su implementación. No está de más escuchar las sugerencias que puedan hacer los trabajadores acerca de un proceso, pues en muchas ocasiones en la etapa de introducción se pueden presentar sugerencias muy efectivas para ajustar cualquiera de los componentes del proceso que hagan de su implementación un éxito. Es de responsabilidad de cada uno de los jefes de sección o de área dar a conocer los nuevos procesos, velar porque se ejecuten los nuevos procesos, se diligencien adecuadamente sus formatos y que la información fluya rápidamente por cada sección de la empresa. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo se le de la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que se vuelvan parte de la cotidianidad y la cultura.
Mantenimiento de los manuales de Normas y Procedimientos
El manual de Normas y Procedimiento debe estar en constante revisión ya que la oficina o unidad de Archivo de Gestión, puede adquirir nuevas competencias y por lo tanto series que habrá que incluir.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la Eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.
Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).
Recursos Humanos en los Archivos
Personal Fundamental
Toda empresa debe contar con un área de recursos humanos que esta dirigida por un ejecutivo que se encarga de llevar los registros del personal, verificar el cumplimiento de los requisitos legales y en algunos casos colaborar en la captación del personal a ser seleccionado.
Es importante que la empresa para una efectiva administración de recursos humanos cuente con un Programa de Recursos Humanos que le permita conocer a las personas que laboran y también poder conocer aspectos como estudios, experiencia profesional, formación general y humanística, capacidad de conocimientos; habilidades , destrezas etc. Los mismos son de gran interés para permitir al departamento de recursos humanos detectar las potencialidades de cada persona, ubicarlo en el lugar adecuado de trabajo y hacer la selección del individuo conveniente para laborar en la empresa u organismo. Esto le permitirá aumentar la productividad de la empresa y al mismo tiempo la satisfacción del personal.
Políticas de Reclutamiento de personal
Debido a la importancia que tiene el recurso humano para la empresa u organizaciones es importante tener cuidado al momento de seleccionar los futuros trabajadores, con el fin de conseguir al personal ideal, adecuado que va a ocupar el puesto vacante.
Las políticas de reclutamiento de personal contribuyen a facilitar el proceso de reclutamiento y selección del personal.
El reclutamiento y la selección son dos fases de un mismo proceso: El reclutamiento es la primera fase del proceso de contratación cuyo objetivo fundamental es instrumentar una serie de procedimientos para atraer un número suficiente de candidatos con la calidad adecuada y en el momento oportuno, que permita cubrir las necesidades del personal detectadas. Las técnicas de reclutamiento utilizadas deben proporcionar una adecuada segmentación del mercado, con la finalidad de que lleguen a la entidad solicitudes de candidatos que no presenten ninguna característica que por sí misma impida la adaptación al puesto vacante o a la organización, y con esto evitar aquellos candidatos que no se acoplan a la situación debido a que no llegan a mínimo. De esta manera el proceso de reclutamiento actúa como primer filtro y proporciona eficiencia a la selección.
La Selección.
Es la elección entre el conjunto de candidatos captados por el proceso de reclutamiento, a la persona que pueda desempañar idóneamente el puesto que se le asignara. En este proceso se intenta medir previamente el rendimiento de la persona, es decir como se desempeñara en un futuro, apoyándose en un criterio que le asegure la validez y fiabilidad del mismo, tratando de mantener o aumentar la eficiencia del personal.
La selección adquiere mayor importancia en el caso de los directivos y profesionales, ya que la diferencia entre el empleado adecuado y el incorrecto puede equivaler a un año de sueldo.
La selección busca solucionar dos problemas fundamentales: - Adecuación del hombre al cargo y la eficiencia del hombre en el cargo.
El criterio de selección se fundamenta en los datos y en la información que se posean respecto del cargo que va a ser proveído. Las condiciones de selección se basan en las especificaciones del cargo, cuya finalidad es dar mayor objetividad y precisión a la selección de personal para ese cargo.
Si todos los individuos fueran iguales y reunieran las mismas condiciones para aprender a trabajar, la selección no sería necesaria; pero hay una enorme gama de diferencias individuales, tanto físicas como psicológicas, las cuales llevan a que las personas se comporten y perciban las situaciones de manera diferente, y a que logren mayor o menor éxito en el desempeño de sus funciones en la organización. La selección se configura como un proceso de comparación y de decisión, puesto que de un lado, están el análisis y las especificaciones del cargo que proveerá y, del otro, candidatos profundamente diferenciados entre sí, los cuales compiten por el empleo.
La Inducción
El proceso de inducción consiste en informar adecuadamente al nuevo empleado sobre los aspectos esenciales de la empresa. Se busca dar a ese nuevo empleado toda la información que necesite tanto de la empresa como de la función que va a desempeñar; dándole motivación para que pueda desenvolverse fácilmente en el área de trabajo. Esto le permitirá tener mayor información sobre la empresa y ubicarlo en un contexto social donde pueda interactuar junto con otros empleados y aportar ideas. Además de conocer los objetivos , y metas de la empresa y los recursos con que cuenta le será más fácil colaborar para su logro o porque al tener un espacio al inicio de su actividad dentro de la empresa siente que se le valora como persona y eso facilita la generación de un vínculo afectivo. En cualquiera de los casos antes planteados la inducción favorece la motivación.
El Adiestramiento y Capacitación
La palabra adiestramiento tiene muchos significados y aplicaciones. Muchos autores se refieren a un área genérica denominada desarrollo a la cual dividen en educación y entrenamiento.
El adiestramiento significa la preparación de la persona para el cargo, en tanto que el propósito de la educación es preparar a la/ las personas para enfrentar el ambiente dentro o fuera de su trabajo. El adiestramiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos los cuales dependen de las necesidades que se hayan detectado en la organización. El adiestramiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de las tareas y del ambiente y desarrollo de habilidades.
Un adiestramiento implica detección de necesidades, programación, ejecución y evaluación de necesidades.
Salario
Es la remuneración que el individuo recibe como retorno por la ejecución de tareas organizacionales. Cada empleado hace transacciones con su trabajo para obtener recompensa financieras y no financieras. La recompensa financiera puede ser directa o indirecta.
La compensación financiera es el pago que recibe cada empleado en forma de salarios, bonos, premios y comisiones. El salario representa el elemento más importante. Salario es la retribución en dinero o su equivalente que el empleador paga al empleado por el cargo que éste ejerce y por los servicios que presta durante determinado período. El salario puede ser directo o indirecto. Directo es el que se recibe como contraprestación del servicio en el cargo ocupado. En el caso de empleados que trabajan por horas, corresponde al número de horas efectivas trabajadas al mes. En el caso de trabajadores por meses, corresponde al salario mensual recibido.
La compensación financiera indirecta constituye el salario resultante de las cláusulas de la convención colectiva de trabajo y del plan de beneficios y servicios sociales ofrecidos por la organización. El salario indirecto incluye vacaciones, gratificaciones, propinas, adicionales (de inseguridad, de insalubridad, de trabajo nocturno, de tiempo de servicio), participación en las utilidades, horas extras, así como el equivalente monetario de los servicios y beneficios sociales ofrecidos por la organización (alimentación subsidiada, transporte subsidiado, seguro de vida colectivo, etc.). La suma del salario directo y del salario indirecto constituye la remuneración.
La remuneración constituye todo cuanto el empleado recibe, directa o indirectamente, como consecuencia del trabajo que desarrolla en una organización. Así, la remuneración es género y el salario es especie.
Meritocracia
Se refiere a aquellos sistemas políticos donde se accede a los cargos de poder, no por nacimiento, riqueza o compadrazgos (o sea, según pautas de adscripción) sino, por los méritos (pautas de realización). En las sociedades avanzadas, esos méritos se refieren en principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas evidenciadas en los individuos.
Bibliografía
- Conde Villaverde, Maria Luisa, 1992.
- Herrera, Haroldo. (2007). Importancia de los Manuales. [Documento en línea] Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales administrativos.htm
Harnoldo, Herrera es Licenciado en Administración de Empresas, con Maestría en Reingeniería y Tecnologías de Aseguramiento. Catedrático Universitario en Maestrías y Post-grados; Consultor y capacitador, en las áreas de recursos humanos, desarrollo organizacional, planificación estratégica, organización & métodos y reingeniería.
- López Espinosa, Elizabeth. (2008).Dirección estratégica de recursos humanos .México: [Documento en línea] Disponible en:
(http://www.scjn.gob.mx/SiteCollectionDocuments/PortalSCJN/RecJur/Becarios/pdf/ELIZABETH%20ESPINOSA%20LOPEZ.pdf).
Elizabeth López Espinosa en su trabajo “Dirección estratégica de recursos humanos” se dirige a brindar un enfoque global en el área como es la selección, capacitación, evaluación, desarrollo y remuneración de los empleados, y como los recursos humanos contribuyen a la generación de ventajas competitivas, por ultimo, destaca los recursos humanos desde el enfoque de auditoria y como se interrelacionan en una revisión de auditoria.
- Correa, Jailer y otros: Ingeniería Petrobrás DPSU – Colombia, Ingeniero de Petróleos (U. Nal), Especialista en Alta Gerencia (U. Andes), Especialista Administración Pública (ESAP). Manuales de Normas y Procedimientos [Documento en línea] Disponible en: www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt
- Vieytes Suquivide, Maritza. (2003). La Administración de Recursos Humanos... ¿qué es y para quién es? [Documento en línea].Disponible en: (http://www.consultorainternacional.com/downloads/articulos/La%20Administracion%20de%20Recursos%20Humanos.doc).
Maritza Vieytes Siquilvide, Es una Consultora especializada en metodologías de capacitación y desarrollo del capital humano y el comportamiento emprendedor.
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios
Unidad 4
Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI: 18.899.123
Caracas, 08 de Mayo del 2010
Definición de manuales
Obra de consulta que contiene las normas que proyectan técnicas codificadas sistemáticamente para la organización y manejo de una unidad de correspondencia y archivo.
Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
En mi opinión los manuales forman parte de las herramientas confiables para las organizaciones, facilitando así el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Definición de manuales de Normas y Procedimientos
Los manuales de Normas y Procedimientos se encargan de llevar a cabo una correcta gestión en los Archivos de la oficina. Con la redacción de los Manuales de Normas y Procedimientos, se incluye la elaboración del cuadro de clasificación orgánico, funcional, específico, atendiendo a las series documentales que genera la unidad a las que guía de proporcionarnos una codificación ligada al Cuadro de Clasificación General establecido por el Archivo Central.
Conde Villaverde, Maria Luisa, 1992.
En lo que a mi respecta los manuales de Normas y Procedimientos son documentos que poseen la descripción de actividades que se seguirán en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
Objetivos de los Manuales de Normas y Procedimientos
Los Manuales de Normas y Procedimientos tienen como objetivo definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización. A su vez los Manuales de normas y procedimientos establecen pasos para regular y sistematizar las actividades del proceso.
Entre los objetivos se destacan: - Fijar las políticas de la institución u organización.
- Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.
- Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad.
- Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.
- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.
- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
- Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general.
- Facilitar a los nuevos empleados los alineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.
- Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de procedimientos.
- Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal.
- Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
- Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
- Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.
- Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evitar los conflictos inter-estructurales.
Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).
Se puede acotar que tienen como objetivo la eficacia para la toma de decisiones ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
Tipos de Manuales de Normas y Procedimientos
Entre los tipos de Manuales de Normas y Procedimientos se encuentran:
- De Organización- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
Manual de Organización
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella. En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere: - Historía y Descripción de la Empresa- Misión, visión y objetivos de la empresa- Legislación o base legal- Estructura de la organización (organigrama General)- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)- Normas y políticas generales.
Manual de Normas y Procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar alteraciones arbitrarias.
Ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilita la labor de la auditoria administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización, Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representa al Manual de Normas y procedimientos. La descripción de procedimientos de elaboración abarca la siguiente información: - Identificación del procedimiento.- Nombre.- Área de desempeño.
- Codificación.- Descripción Genérica (objetivo).- Normas generales.- Responsable de cada una de las actividades que lo integran.- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades).- Descripción de cada una de las actividades que lo integran. Manual de Puestos y Funciones Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización. Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo. Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones. La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información: - Identificación del Puesto de Trabajo.- Nombre.- Área de desempeño.- Codificación.- Descripción Genérica (objetivo).- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto.- Diarias o frecuentes.- Semanales.- Quincenales.
- Mensuales.
- Trimestrales.
- Semestrales.
- Anuales.
- Ocasionales o eventuales.
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil de Nivel académico).
- Habilidades y destrezas.
- Conocimientos técnicos y/o específicos.
Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).
Manual para Especialistas
Contiene normas o indicadores referidos exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este Manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del Empleado
Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrollan, planes de incentivacion y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones.
Manual de Propósitos Múltiples
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección o mantenimiento.
Correa, Jailer y otros: Ingeniería Petrobrás DPSU – Colombia, Ingeniero de Petróleos (U. Nal), Especialista en Alta Gerencia (U. Andes), Especialista Administración Pública (ESAP). Manuales de Normas y Procedimientos [Documento en línea] Disponible en: www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt
Presentación de los Manuales de Normas y Procedimientos
- Contenido.
- Objetivos.
- Responsabilidad.
- Alcance de los procedimientos.
- Instrucciones.
- Normas de Procedimiento.
- Glosario Índice Temático.
- Índice de referencias cruzadas.
- Verificación y asesoramiento.
- Indicación de fechas.
- Numeración de páginas.
- Formato.
-Armado.
Elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos
Se destacan en etapas para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos:
Planificación del Trabajo.
Se forma el grupo de trabajo que se encargara de la elaboración de los manuales, este puede estar conformado por un representante de cada departamento.
Debe asignarse un coordinador que será el encargado de coordinar el trabajo y mantener un orden en cada actividad y así presentar una información coherente.
En esta etapa se plantean cuales serán las herramientas metodológicas que se usaran para obtener la información.
Búsqueda de la Información.
Consiste en extraer la información necesaria para la elaboración de los manuales, siguiendo las herramientas metodológicas establecidas y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante: Investigación documental: buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.
Análisis de la Información.
Una vez obtenida la información relevante, esta se deberá organizar y analizar de manera de darle un sentido coherente y así poder desarrollar el manual.
Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: ¿Qué trabajo o actividad se hace?, ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?, ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?, ¿Para qué se realiza el trabajo?, ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?, ¿Cuándo o en qué momento se hace?, ¿Por qué se hace? Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.
Elaboración del Manual.
Se establece, en esta etapa, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el Manual, para ello se debe considerar:
1- La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo.
2- La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución
de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. Se elaboran según las formas más sencillas y establecidas ya sea a nivel institucional.
3- El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al coordinador y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
Autorización del Manual.
Cuando se cuenta con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, da autorización para que el manual pueda ser reproducido, difundido y distribuido en toda la institución o en las unidades
Administrativas correspondientes.
Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito de que los empleados conozcan el contenido del documento y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.
Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual de Normas y Procedimientos.
Implantación de los Manuales de Normas y Procedimientos
La implantación del manual de Normas y Procedimientos, debe hacer una divulgación de los mismos a todo nivel de la empresa para asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que involucra, los clientes, objetivo del proceso y los beneficios que tendrá la empresa en su implementación. No está de más escuchar las sugerencias que puedan hacer los trabajadores acerca de un proceso, pues en muchas ocasiones en la etapa de introducción se pueden presentar sugerencias muy efectivas para ajustar cualquiera de los componentes del proceso que hagan de su implementación un éxito. Es de responsabilidad de cada uno de los jefes de sección o de área dar a conocer los nuevos procesos, velar porque se ejecuten los nuevos procesos, se diligencien adecuadamente sus formatos y que la información fluya rápidamente por cada sección de la empresa. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo se le de la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que se vuelvan parte de la cotidianidad y la cultura.
Mantenimiento de los manuales de Normas y Procedimientos
El manual de Normas y Procedimiento debe estar en constante revisión ya que la oficina o unidad de Archivo de Gestión, puede adquirir nuevas competencias y por lo tanto series que habrá que incluir.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la Eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.
Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).
Recursos Humanos en los Archivos
Personal Fundamental
Toda empresa debe contar con un área de recursos humanos que esta dirigida por un ejecutivo que se encarga de llevar los registros del personal, verificar el cumplimiento de los requisitos legales y en algunos casos colaborar en la captación del personal a ser seleccionado.
Es importante que la empresa para una efectiva administración de recursos humanos cuente con un Programa de Recursos Humanos que le permita conocer a las personas que laboran y también poder conocer aspectos como estudios, experiencia profesional, formación general y humanística, capacidad de conocimientos; habilidades , destrezas etc. Los mismos son de gran interés para permitir al departamento de recursos humanos detectar las potencialidades de cada persona, ubicarlo en el lugar adecuado de trabajo y hacer la selección del individuo conveniente para laborar en la empresa u organismo. Esto le permitirá aumentar la productividad de la empresa y al mismo tiempo la satisfacción del personal.
Políticas de Reclutamiento de personal
Debido a la importancia que tiene el recurso humano para la empresa u organizaciones es importante tener cuidado al momento de seleccionar los futuros trabajadores, con el fin de conseguir al personal ideal, adecuado que va a ocupar el puesto vacante.
Las políticas de reclutamiento de personal contribuyen a facilitar el proceso de reclutamiento y selección del personal.
El reclutamiento y la selección son dos fases de un mismo proceso: El reclutamiento es la primera fase del proceso de contratación cuyo objetivo fundamental es instrumentar una serie de procedimientos para atraer un número suficiente de candidatos con la calidad adecuada y en el momento oportuno, que permita cubrir las necesidades del personal detectadas. Las técnicas de reclutamiento utilizadas deben proporcionar una adecuada segmentación del mercado, con la finalidad de que lleguen a la entidad solicitudes de candidatos que no presenten ninguna característica que por sí misma impida la adaptación al puesto vacante o a la organización, y con esto evitar aquellos candidatos que no se acoplan a la situación debido a que no llegan a mínimo. De esta manera el proceso de reclutamiento actúa como primer filtro y proporciona eficiencia a la selección.
La Selección.
Es la elección entre el conjunto de candidatos captados por el proceso de reclutamiento, a la persona que pueda desempañar idóneamente el puesto que se le asignara. En este proceso se intenta medir previamente el rendimiento de la persona, es decir como se desempeñara en un futuro, apoyándose en un criterio que le asegure la validez y fiabilidad del mismo, tratando de mantener o aumentar la eficiencia del personal.
La selección adquiere mayor importancia en el caso de los directivos y profesionales, ya que la diferencia entre el empleado adecuado y el incorrecto puede equivaler a un año de sueldo.
La selección busca solucionar dos problemas fundamentales: - Adecuación del hombre al cargo y la eficiencia del hombre en el cargo.
El criterio de selección se fundamenta en los datos y en la información que se posean respecto del cargo que va a ser proveído. Las condiciones de selección se basan en las especificaciones del cargo, cuya finalidad es dar mayor objetividad y precisión a la selección de personal para ese cargo.
Si todos los individuos fueran iguales y reunieran las mismas condiciones para aprender a trabajar, la selección no sería necesaria; pero hay una enorme gama de diferencias individuales, tanto físicas como psicológicas, las cuales llevan a que las personas se comporten y perciban las situaciones de manera diferente, y a que logren mayor o menor éxito en el desempeño de sus funciones en la organización. La selección se configura como un proceso de comparación y de decisión, puesto que de un lado, están el análisis y las especificaciones del cargo que proveerá y, del otro, candidatos profundamente diferenciados entre sí, los cuales compiten por el empleo.
La Inducción
El proceso de inducción consiste en informar adecuadamente al nuevo empleado sobre los aspectos esenciales de la empresa. Se busca dar a ese nuevo empleado toda la información que necesite tanto de la empresa como de la función que va a desempeñar; dándole motivación para que pueda desenvolverse fácilmente en el área de trabajo. Esto le permitirá tener mayor información sobre la empresa y ubicarlo en un contexto social donde pueda interactuar junto con otros empleados y aportar ideas. Además de conocer los objetivos , y metas de la empresa y los recursos con que cuenta le será más fácil colaborar para su logro o porque al tener un espacio al inicio de su actividad dentro de la empresa siente que se le valora como persona y eso facilita la generación de un vínculo afectivo. En cualquiera de los casos antes planteados la inducción favorece la motivación.
El Adiestramiento y Capacitación
La palabra adiestramiento tiene muchos significados y aplicaciones. Muchos autores se refieren a un área genérica denominada desarrollo a la cual dividen en educación y entrenamiento.
El adiestramiento significa la preparación de la persona para el cargo, en tanto que el propósito de la educación es preparar a la/ las personas para enfrentar el ambiente dentro o fuera de su trabajo. El adiestramiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos los cuales dependen de las necesidades que se hayan detectado en la organización. El adiestramiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de las tareas y del ambiente y desarrollo de habilidades.
Un adiestramiento implica detección de necesidades, programación, ejecución y evaluación de necesidades.
Salario
Es la remuneración que el individuo recibe como retorno por la ejecución de tareas organizacionales. Cada empleado hace transacciones con su trabajo para obtener recompensa financieras y no financieras. La recompensa financiera puede ser directa o indirecta.
La compensación financiera es el pago que recibe cada empleado en forma de salarios, bonos, premios y comisiones. El salario representa el elemento más importante. Salario es la retribución en dinero o su equivalente que el empleador paga al empleado por el cargo que éste ejerce y por los servicios que presta durante determinado período. El salario puede ser directo o indirecto. Directo es el que se recibe como contraprestación del servicio en el cargo ocupado. En el caso de empleados que trabajan por horas, corresponde al número de horas efectivas trabajadas al mes. En el caso de trabajadores por meses, corresponde al salario mensual recibido.
La compensación financiera indirecta constituye el salario resultante de las cláusulas de la convención colectiva de trabajo y del plan de beneficios y servicios sociales ofrecidos por la organización. El salario indirecto incluye vacaciones, gratificaciones, propinas, adicionales (de inseguridad, de insalubridad, de trabajo nocturno, de tiempo de servicio), participación en las utilidades, horas extras, así como el equivalente monetario de los servicios y beneficios sociales ofrecidos por la organización (alimentación subsidiada, transporte subsidiado, seguro de vida colectivo, etc.). La suma del salario directo y del salario indirecto constituye la remuneración.
La remuneración constituye todo cuanto el empleado recibe, directa o indirectamente, como consecuencia del trabajo que desarrolla en una organización. Así, la remuneración es género y el salario es especie.
Meritocracia
Se refiere a aquellos sistemas políticos donde se accede a los cargos de poder, no por nacimiento, riqueza o compadrazgos (o sea, según pautas de adscripción) sino, por los méritos (pautas de realización). En las sociedades avanzadas, esos méritos se refieren en principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas evidenciadas en los individuos.
Bibliografía
- Conde Villaverde, Maria Luisa, 1992.
- Herrera, Haroldo. (2007). Importancia de los Manuales. [Documento en línea] Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales administrativos.htm
Harnoldo, Herrera es Licenciado en Administración de Empresas, con Maestría en Reingeniería y Tecnologías de Aseguramiento. Catedrático Universitario en Maestrías y Post-grados; Consultor y capacitador, en las áreas de recursos humanos, desarrollo organizacional, planificación estratégica, organización & métodos y reingeniería.
- López Espinosa, Elizabeth. (2008).Dirección estratégica de recursos humanos .México: [Documento en línea] Disponible en:
(http://www.scjn.gob.mx/SiteCollectionDocuments/PortalSCJN/RecJur/Becarios/pdf/ELIZABETH%20ESPINOSA%20LOPEZ.pdf).
Elizabeth López Espinosa en su trabajo “Dirección estratégica de recursos humanos” se dirige a brindar un enfoque global en el área como es la selección, capacitación, evaluación, desarrollo y remuneración de los empleados, y como los recursos humanos contribuyen a la generación de ventajas competitivas, por ultimo, destaca los recursos humanos desde el enfoque de auditoria y como se interrelacionan en una revisión de auditoria.
- Correa, Jailer y otros: Ingeniería Petrobrás DPSU – Colombia, Ingeniero de Petróleos (U. Nal), Especialista en Alta Gerencia (U. Andes), Especialista Administración Pública (ESAP). Manuales de Normas y Procedimientos [Documento en línea] Disponible en: www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt
- Vieytes Suquivide, Maritza. (2003). La Administración de Recursos Humanos... ¿qué es y para quién es? [Documento en línea].Disponible en: (http://www.consultorainternacional.com/downloads/articulos/La%20Administracion%20de%20Recursos%20Humanos.doc).
Maritza Vieytes Siquilvide, Es una Consultora especializada en metodologías de capacitación y desarrollo del capital humano y el comportamiento emprendedor.
Unidad 3 Gestion Documental
Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e intermedios
Unidad 3
UNIDAD 3
Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI 18899123
Caracas, 17 de abril de 2010
Gestión Documental
La Gestión documental es un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestión de los fondos desde el mismo momento de la producción de los documentos hasta su ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los fondos.
Duchein, M., (1977).
La Gestión Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento.
Universidad de Málaga (2006). Archivo General.
En mi opinión la Gestión Documental es la que permite que la documentación generada y acumulada en la oficina, sea tratada desde un principio, con criterios de clasificación y ordenación.
La Gestión Documental facilita la difusión de los fondos archivistitos a sus usuarios directos.
Objetivos de la Gestión Documental
La Gestión Documental busca alcanzar una serie de objetivos entre los cuales se pueden destacar:
- Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
- Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivistitos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
- Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
- Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
- Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración, sino también para la cultura.
Mejía, Myriam, Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.
En mi opinión la gestión documental tiene como objetivo un mejoramiento del desarrollo en cuanto a la productividad de una institución u organismo, ya que esta facilita el manejo de la información reduciendo así la mayor cantidad de documentos que mayoritariamente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma.
http://sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
Subsistemas de Gestión
Documental
Los Subsistemas de gestión documental son capaces de lograr:
- La accesibilidad permanente de la información.- La disponibilidad y actualización de la información.- La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.- La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de losdocumentos.- La facilidad de recuperación de la información.
El subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos:
- Identificar el conocimiento asociado a los procesos de la empresa.- Saber qué conocimiento se comparte y cómo.- Reconocer las oportunidades y las dificultades potenciales que conlleva.
Ello es factible a través de una Auditoria de la información al servicio de la gestión estratégica de la información. Con una metodología que permita disponer de la información suficiente para identificar, representar, analizar, determinar y establecer las necesidades básicas y así generar una propuesta lógica de soluciones de un “gestor documental” para la entidad en cuestión. Es decir:- Inventario físico. Identificando y categorizando los recursos de información.- Mapeo de información. Representando recursos y sus interrelaciones.- Análisis de necesidades. Determinando y fijando la información requerida.
- Gráficos de procesos y flujos. Flujo gramas.- Procesos de control.
http://www.impulsaconsultores.es/servicios/gestion-documental/
En lo que a mi respecta el subsistema de la Gestión Documental posee una serie de actividades inclinadas a la planificación, administración y organización de la documentación producida y recibidas por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Administrativa
Se enfoca en la administración de la empresa, en aspectos como transparencia, el aprovechamiento de materiales y la eficiencia de la administración.
Mejía, Myriam, Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.
En mi opinión la Gestión Administrativa está determinada por la coordinación de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos para lograr ciertos propósitos establecidos.
Información Documental
Es la información contenida en documentos, ya sean estos escritos (archivos, bibliotecas, hemerotecas), icónicos (museos, iconotecas) o sonoros (discotecas, fonotecas)".
Martínez de Sousa, José
Se enfoca en mantener archivos actualizados facilitando al público el acceso a la información, Asesora sobre las fuentes más apropiadas para el estudio del tema de investigación elegido por el usuario, tanto dentro de los fondos del archivo como en otros archivos.
La Gestión Documental y la toma de decisiones
Al tener una buena aplicación de la Gestión Documental se podrá llegar a un gran desarrollo y mejoramiento en cuanto a la toma de decisiones.
Teniendo una buena Gestión Documental dentro de la institución se obtendrán los documentos de mayor importancia y consulta a la hora de tomar decisiones en la institución, se tomaran decisiones realizando una elección entre alternativas o formas para resolver diferentes situaciones, se elegirá una alternativa entre las disponibles a los efectos de resolver un problema.
El profesional de la información frente a estos retos
En mi opinión el profesional de la información ante estos retos siempre debe brindar servicios profesionales de calidad, con exclusividad, privacidad y en forma pertinente a los usuarios, sin distinción de ningún tipo. Este a su vez, conservara actualizados los conocimientos, estos sumados a su honestidad en el ejercicio de la profesión, tendrán como objetivo una óptima y mejor prestación de sus servicios “calidad”.
Bibliografía
Autores consultados
- Universidad de Málaga. Archivo General (2006).[pagina Web en línea]. Disponible en: http//www.uma.es/archgeneral/4.htm. [Consulta el: 10-Enero-2007]
La Universidad de Málaga ofrece a través de un complejo análisis un concepto perfecto de la Gestión Documental, Este concepto me permitió tener más entendimiento y capacidad en cuanto al manejo dicha investigación.
- Mejía, Myriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.
En esta guía se busca dar a conocer la gestión documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando mostrar un poco su origen, además se comenta la importancia que alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones publicas y privadas, no solo en la ordenación y correcto uso de las operaciones archivistitas, sino también al facilitar la difusión de los fondos archivistitos a sus usuarios directos.
- Martínez de Sousa, José
- Duchein, M., (1977).
Paginas consultadas
http://www.impulsaconsultores.es/servicios/gestion-documental/
Esta pagina se dedica a la generación de contenidos y al desarrollo Web, la gestión documental y el análisis de usabilidad, la transferencia de las nuevas tecnologías e intercambio de experiencias, la configuración de redes sociales y el desarrollo comunitario, principalmente en y para entornos digitales.
Su actuación como página es encaminar hacia el análisis, la preparación, elaboración, gestión, implementación, desarrollo, evaluación y difusión de todo.
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e intermedios
Unidad 3
UNIDAD 3
Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI 18899123
Caracas, 17 de abril de 2010
Gestión Documental
La Gestión documental es un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestión de los fondos desde el mismo momento de la producción de los documentos hasta su ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los fondos.
Duchein, M., (1977).
La Gestión Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento.
Universidad de Málaga (2006). Archivo General.
En mi opinión la Gestión Documental es la que permite que la documentación generada y acumulada en la oficina, sea tratada desde un principio, con criterios de clasificación y ordenación.
La Gestión Documental facilita la difusión de los fondos archivistitos a sus usuarios directos.
Objetivos de la Gestión Documental
La Gestión Documental busca alcanzar una serie de objetivos entre los cuales se pueden destacar:
- Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
- Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivistitos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
- Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
- Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
- Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración, sino también para la cultura.
Mejía, Myriam, Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.
En mi opinión la gestión documental tiene como objetivo un mejoramiento del desarrollo en cuanto a la productividad de una institución u organismo, ya que esta facilita el manejo de la información reduciendo así la mayor cantidad de documentos que mayoritariamente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma.
http://sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
Subsistemas de Gestión
Documental
Los Subsistemas de gestión documental son capaces de lograr:
- La accesibilidad permanente de la información.- La disponibilidad y actualización de la información.- La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.- La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de losdocumentos.- La facilidad de recuperación de la información.
El subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos:
- Identificar el conocimiento asociado a los procesos de la empresa.- Saber qué conocimiento se comparte y cómo.- Reconocer las oportunidades y las dificultades potenciales que conlleva.
Ello es factible a través de una Auditoria de la información al servicio de la gestión estratégica de la información. Con una metodología que permita disponer de la información suficiente para identificar, representar, analizar, determinar y establecer las necesidades básicas y así generar una propuesta lógica de soluciones de un “gestor documental” para la entidad en cuestión. Es decir:- Inventario físico. Identificando y categorizando los recursos de información.- Mapeo de información. Representando recursos y sus interrelaciones.- Análisis de necesidades. Determinando y fijando la información requerida.
- Gráficos de procesos y flujos. Flujo gramas.- Procesos de control.
http://www.impulsaconsultores.es/servicios/gestion-documental/
En lo que a mi respecta el subsistema de la Gestión Documental posee una serie de actividades inclinadas a la planificación, administración y organización de la documentación producida y recibidas por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Administrativa
Se enfoca en la administración de la empresa, en aspectos como transparencia, el aprovechamiento de materiales y la eficiencia de la administración.
Mejía, Myriam, Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.
En mi opinión la Gestión Administrativa está determinada por la coordinación de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos para lograr ciertos propósitos establecidos.
Información Documental
Es la información contenida en documentos, ya sean estos escritos (archivos, bibliotecas, hemerotecas), icónicos (museos, iconotecas) o sonoros (discotecas, fonotecas)".
Martínez de Sousa, José
Se enfoca en mantener archivos actualizados facilitando al público el acceso a la información, Asesora sobre las fuentes más apropiadas para el estudio del tema de investigación elegido por el usuario, tanto dentro de los fondos del archivo como en otros archivos.
La Gestión Documental y la toma de decisiones
Al tener una buena aplicación de la Gestión Documental se podrá llegar a un gran desarrollo y mejoramiento en cuanto a la toma de decisiones.
Teniendo una buena Gestión Documental dentro de la institución se obtendrán los documentos de mayor importancia y consulta a la hora de tomar decisiones en la institución, se tomaran decisiones realizando una elección entre alternativas o formas para resolver diferentes situaciones, se elegirá una alternativa entre las disponibles a los efectos de resolver un problema.
El profesional de la información frente a estos retos
En mi opinión el profesional de la información ante estos retos siempre debe brindar servicios profesionales de calidad, con exclusividad, privacidad y en forma pertinente a los usuarios, sin distinción de ningún tipo. Este a su vez, conservara actualizados los conocimientos, estos sumados a su honestidad en el ejercicio de la profesión, tendrán como objetivo una óptima y mejor prestación de sus servicios “calidad”.
Bibliografía
Autores consultados
- Universidad de Málaga. Archivo General (2006).[pagina Web en línea]. Disponible en: http//www.uma.es/archgeneral/4.htm. [Consulta el: 10-Enero-2007]
La Universidad de Málaga ofrece a través de un complejo análisis un concepto perfecto de la Gestión Documental, Este concepto me permitió tener más entendimiento y capacidad en cuanto al manejo dicha investigación.
- Mejía, Myriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santa fe de Bogota: Archivo General de la Nación, 2005.
En esta guía se busca dar a conocer la gestión documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando mostrar un poco su origen, además se comenta la importancia que alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones publicas y privadas, no solo en la ordenación y correcto uso de las operaciones archivistitas, sino también al facilitar la difusión de los fondos archivistitos a sus usuarios directos.
- Martínez de Sousa, José
- Duchein, M., (1977).
Paginas consultadas
http://www.impulsaconsultores.es/servicios/gestion-documental/
Esta pagina se dedica a la generación de contenidos y al desarrollo Web, la gestión documental y el análisis de usabilidad, la transferencia de las nuevas tecnologías e intercambio de experiencias, la configuración de redes sociales y el desarrollo comunitario, principalmente en y para entornos digitales.
Su actuación como página es encaminar hacia el análisis, la preparación, elaboración, gestión, implementación, desarrollo, evaluación y difusión de todo.
Unidad 2 Gestion de Archivos
Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios
UNIDAD 2
Alumna: Vanesa Villalba
CI: 18.899.123
Archivos directos o de dispersión
- Explotan la capacidad de los discos para acceder directamente a cualquier bloque de dirección conocida.
- Se requiere un campo clave en cada registro.
- Los archivos directos son muy usados donde se necesita un acceso muy rápido, donde se usan registros de longitud fija y donde siempre se accede a los registros de una vez.
Organizaciones comunes de archivo:
Archivo de pila: Registro de longitud variable. Conjunto variable de campos. Orden cronológico
Archivo secuencial: Registro de longitud fija. Conjunto fijo de campos en orden constante. Orden secuencial por el campo clave.
Archivo secuencial indexado
Archivo indexado
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
Tipos de Archivos
Según el Autor colombiano Manuel Vázquez
La categoría jurídica del productor de la documentación se divide en:
- Archivos Públicos: Archivos de organizaciones o instituciones publicas.
- Archivos privados: Archivos de empresas privadas.
Según las funciones desarrolladas por las entidades públicas o privadas que generan o generaron los fondos, así como los organismos o entidades de los que dependen:
- Archivos públicos
- Archivos Estatales: (Dependientes de la administración central)
- Archivos Autonómicos: (De las administraciones autónomas)
- Archivos Locales: (De la administración Local: alcaldías)
- Archivos Judiciales: (De la administración de justicia)
- Archivos Militares: (De la administración militar)
- Archivos Privados
- Archivos Personales: (generados por una persona particular)
- Archivos Nobiliarios: (Procedentes de una casa señorial)
- Archivos Eclesiásticos: (De las instituciones de la iglesia)
- Archivos de Empresas o compañías Mercantiles
Por el valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma:
- Archivos Administrativos: (En los que predominan el valor primario y un uso de gestión o administrativo)
- Archivos Históricos: (Donde prevalece el valor secundario de los documentos)
Según la edad de los documentos conservados:
- Archivo de gestión: Según el GITAA Es el Archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite y consulta administrativa por las mismas oficinas no pueden custodiar documentos que superen los cinco anos de antigüedad.
- Archivo intermedio: Según Maria Dolores Canicer y Maria Conde Villaverde es el que reúne los documentos transferidos por los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica.
- Archivo Histórico: Es aquel al que se han de trasladar o transferir desde el archivo intermedio, la documentación que deba conservarse permanentemente por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la junta o comisión evaluadora
Por la clase de documentos que conserva:
- Archivos Textuales
- Archivos Audiovisuales
- Archivos Cartográficos
- Archivos Informáticos
Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales en función de la permanencia o extensión del organismo o entidad productora:
- Archivos de fondos abiertos
- Archivos de fondos cerrados
Vásquez (1997) define los tipos de archivo de forma amplia al decir que existen archivos por:
- Archivos Múltiples: Que recubren documentación de varias instituciones, pudiendo subdividirse en:
- Archivo General: Que reúne documentación de organismos e instituciones del Estado Nacional, provincial, Municipal.
- Archivo Nacional: Es el que debe reunir o velar por toda la documentación de los organismos e instituciones de todo el país.
- Archivo de Concentración: conocido como archivo intermedio que reúne la documentación de las transferencias de un sistema integrado de archivo, antes de la selección documental.
Según la ubicación dentro de un sistema de archivo:
- Archivo Central: Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad.
- Archivo Sectorial: Es la dependencia que reúne la archivaría de una sección del organigrama de una institución o empresa.
- Archivo intermedio: Unidad de información que dentro de un sistema de archivo se encarga de evaluar y valorar los documentos con el fin de planificar la selección documental.
Según la cantidad de uso de los documentos que albergan:
- Archivos Activos: Que albergan documentos considerados como activos o que se encuentran en su fase de tramite.
- Archivos Semiactivos: Que albergan documentos que hayan perdido su uso, aunque se consideren todavía vigentes.
- Archivos inactivos: Los que albergan documentos que solo son solicitados en caso de reclamación, luego del vencimiento del plazo precaucional y en espera de su selección.
Según la relación con el destino final de los documentos:
- Archivo provisorio: Es aquel que acumula documentos destinados a cumplir su destino final: la eliminación o transferencia a un archivo permanente
- Archivo permanente: Es el que acumula documentos que ya han sido seleccionados para ser conservados permanentemente.
Según las características de los conjuntos documentales que contienen:
- Archivos Especiales: Los que precesan y sirven documentos cuyos soportes no son el papel: disquetes y discos magnéticos, radiografías, aerofotografías, discos sonoros, microfilmes, planos, mapas.
- Archivos Especializados: Son los que contienen los documentos característicos de un tipo de institución, tales como los: archivos eclesiásticos, sindicales, universitarios, militares, etc.
Por su ubicación dentro de una organización:
- Archivos Centralizados: Corresponde a la instalación de un archivo que preste servicio y centralice todos los documentos de una organización.
- Archivos Descentralizados: Cuando cada una de las unidades que conforman a una organización poseen sus propios archivos.
- Archivos Descentralizados con control central: Cuando la organización posee un archivo central y varios archivos descentralizados controlados o coordinados bajo las instituciones y normativas del central.
El Autor Manuel Vázquez creo la topología en base a la cantidad de instituciones a las que sirven, ubicación dentro del sistema de archivos, cantidad de uso del documento que albergan, relación con el destino final de los documentos.
Importancia de los archivos
Los Archivos tienen gran importancia ya que han permitido el desarrollo de la sociedad, estados y gobiernos, empresas y organizaciones.
Han sido parte de la evolución de las tecnologías de información y comunicación que han producido el desarrollo de países.
La planificación estratégica en los archivos
A- Análisis de la documentación: Para la autora española Maria Luisa Conde Villaverde, el análisis de la documentación se encuentra ligado con la organización que se de a los documentos, Si las series documentales quedan establecidas en el momento de su creación en la oficina cuando pasen al archivo central será mas fácil su organización.
Lo fundamental es identificar, valorar y analizar la relación existente entra las funciones y las actividades de una unidad administrativa y la topología que produce y acumula en su archivo de gestión. Para ello hay que hacer un análisis exhaustivo de las funciones y actividades de cada oficina, utilizando la legislación y normativa que afecten a cada unidad.
1- identificación 2- clasificación 3- ordenación
Conde Villaverde, Maria Luisa, (1992)
B- Redacción del manual de normas y procedimientos: En cada unidad administrativa debe constar por escrito todas las normas y procedimientos para llevar a cabo una correcta gestión en los archivos de la oficina.
Con la redacción del manual de normas y procedimientos, se incluye la elaboración del cuadro de clasificación orgánico – funcional, especifico
atendiendo a las series documentales que genera la unidad a las que guía de proporcionarnos una codificación ligada al cuadro de clasificación general, establecido por el archivo central.
El manual de normas y procedimientos, debe estar en constante revisión ya que la oficina o la unidad de archivo de gestión, pueden adquirir nuevas competencias y por lo tanto series que habrá que incluir.
A- Formación: El objetivo principal es enseñar a los gestores las pautas y herramientas eficaces para una correcta clasificación y ordenación de las series documentales que tramiten, acabar con los malos usos en las prácticas administrativas de las oficinas.
B- Supervisión: Resulta necesario que la supervisión sea realizada por un personal idóneo, que posea la formación y experiencia acorde con la responsabilidad que representa.
El archivo de gestión en un programa de planificación de su organización debe tomar en cuenta a los siguientes elementos:
- Crear la visión del archivo de gestión
- Disponer de un espacio en la estructura organizativa de la organización.
- Señalar el perfil y cantidad de RRHH, que apoyara en la instalación y puesta en marcha del archivo de gestión.
- Indicar los recursos materiales, equipos y mobiliarios a utilizar en los archivos de gestión.
En mi opinión la planificación estratégica debe poseer una visión objetiva, superar las metas establecidas, se debe conocer la mision para así poder planificar, se necesita seguir una serie de pasos que deben cumplirse para lograr la meta principal plateada.
Además se debe lograr una eficaz estructura funcional del archivo de una institución de manera tal que esta tendrá un mejor manejo de los elementos llegando así un perfecto desarrollo.
Bibliografía
Paginas consultadas:
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
Autores consultados:
- Maria Dolores Canicer
- Maria Conde Villaverde
- Vásquez, Manuel, (1997)
- Conde Villaverde, Maria Luisa, (1992)
- Sanchis Moreno, Francisco. Los Archivos de oficina: una síntesis para su gestión.
- GITAA
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios
UNIDAD 2
Alumna: Vanesa Villalba
CI: 18.899.123
Gestión de Archivos
La Gestión de Archivos es aquella que tiende a depender sobretodo de la administración local de la figura de un secretario por tener una incidencia global e interdepartamental de un organismo.
La gestión de archivos, consiste en una estructura que organiza registros de modo secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. La gestión de Archivos, tiene diversos aspectos, que deben ser analizados y desarrollados de manera detallada, para esto se debe planificar con suficiente tiempo las decisiones que sirvan a los planes que se tienen posteriormente con dicho archivo.
En mi opinión la gestión de archivos funciona con una serie de elementos unidos, complementados y planificados cuyo objetivo es el mejor manejo y accesibilidad a los archivos entre sus funciones puedo destacar:
- Identificar y localizar un archivo.
- Usa un directorio (como un directorio telefónico) para describir la ubicación y atributos de un archivo.
- Controla el acceso de varios usuarios a los archivos.
- Bloquea el uso de archivos.
- Ubica archivos en bloques libres.
- Administra el espacio libre.
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
La Gestión de Archivos es aquella que tiende a depender sobretodo de la administración local de la figura de un secretario por tener una incidencia global e interdepartamental de un organismo.
La gestión de archivos, consiste en una estructura que organiza registros de modo secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. La gestión de Archivos, tiene diversos aspectos, que deben ser analizados y desarrollados de manera detallada, para esto se debe planificar con suficiente tiempo las decisiones que sirvan a los planes que se tienen posteriormente con dicho archivo.
En mi opinión la gestión de archivos funciona con una serie de elementos unidos, complementados y planificados cuyo objetivo es el mejor manejo y accesibilidad a los archivos entre sus funciones puedo destacar:
- Identificar y localizar un archivo.
- Usa un directorio (como un directorio telefónico) para describir la ubicación y atributos de un archivo.
- Controla el acceso de varios usuarios a los archivos.
- Bloquea el uso de archivos.
- Ubica archivos en bloques libres.
- Administra el espacio libre.
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
Sanchis Moreno, Francisco. Los Archivos de oficina: una síntesis para su gestión.
Organización de los Archivos
La organización de los archivos es la estructuración lógica de los registros determinada por su forma de acceso. La organización física de un archivo en el almacenamiento secundario depende de la estrategia de agrupación y de la estrategia de asignación de archivos.
Para elegir una organización de archivos se deben tener en cuenta ciertos criterios:
- Si un archivo va a procesar solamente por lotes, accediendo cada vez a todos los registros, entonces el acceso rápido para la recuperación de un único registro es una preocupación mínima.
- Un archivo almacenado en CD-ROM nunca será actualizado, por lo que la facilidad de actualización no se considera.
- Para la economía de almacenamiento, debería existir una mínima redundancia de los datos, ésta redundancia es el medio fundamental para incrementar la velocidad de acceso a los datos.
En lo que a mi respecta la organización de archivos permite el almacenamiento de la información en los archivos de modo estructurado mediante a un encabezado. La organización de archivos permite que los archivos se encuentren organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes.
Existen estructuras de organizaciones opcionales de archivos, estas son:
Pilas
- Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se recogen en el orden en que llegan.
- Su objetivo es simplemente acumular una masa de datos y guardarla.
- Los registros pueden tener campos diferentes o similares en un orden distinto. Cada campo debe ser auto descriptivo, incluyendo tanto un campo de nombre como el valor. La longitud de cada campo debe indicarse implícitamente con delimitadores, explícitamente incluidos como un subcampo más.
- El acceso a los registros se hace por búsquedas exhaustiva y son fáciles de actualizar. Si se quiere encontrar un registro que contiene un campo particular y un valor determinado, es necesario examinar cada registro de la pila hasta encontrar el registro deseado. Si se quieren encontrar todos los registros que contienen un campo particular o que tienen un valor determinado para ese campo, debe buscarse el archivo entero.
- Se aplica cuando los datos se recogen o almacenan antes de procesarlos o cuando no son fáciles de organizar. Esta clase de archivo aprovecha bien el espacio cuando los datos almacenados varían en tamaño y estructura. Fuera de estos usos limitados, este tipo de archivos no se adapta a la mayoría de las aplicaciones.
Archivos secuenciales
- Es la forma más común de estructura de archivos.
- Se emplea un formato fijo para los registros, son de la misma longitud y constan del mismo número de campos de tamaño fijo con un orden determinado.
- Se necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo y la longitud de cada uno son atributos de la estructura del archivo. Cada registro tiene un campo clave que lo identifica (generalmente es el primero de cada registro). Los registros se almacenan en secuencia por la clave.
- Se utilizan normalmente en aplicaciones de procesos por lotes, ya que es la única organización de archivos que se puede guardar tanto en cintas como en discos.
- Para las aplicaciones interactivas que incluyen peticiones o actualizaciones de registros individuales, los archivos secuenciales no son óptimos. El acceso requiere una búsqueda secuencial de correspondencias con la clave. Si el archivo entero o gran parte de él pueden traerse a la memoria principal de una sola vez, se podrán aplicar técnicas de búsquedas más eficientes. Al acceder un registro de un archivo secuencial grande, se produce un procesamiento extra y un retardo considerable.
- La organización física del archivo en una cinta o disco se corresponde exactamente con la organización lógica del archivo, por lo tanto el procedimiento habitual es ubicar los nuevos registros en un archivo de pila separado, es llamado archivo de registro o archivo de transacciones.
- Una alternativa es organizar físicamente el archivo secuencial como una lista enlazada, en cada bloque físico se almacena uno o más registros y cada bloque del disco contiene un puntero al bloque siguiente. La inserción de un nuevo registro implica la manipulación de puntero, pero no requiere que el nuevo registro ocupe una posición particular del bloque físico.
Archivos secuenciales indexados
- Los registros se organizan en una secuencia basada en un campo clave presentando dos características, un índice del archivo para soportar los accesos aleatorios y un archivo de desbordamiento. El índice proporciona una capacidad de búsqueda para llagar rápidamente al registro deseado y el archivo de desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un archivo secuencial, pero está integrado de forma que los archivos de desbordamiento se ubiquen siguiendo un puntero desde su registro predecesor.
- La estructura más simple tiene como índice un archivo secuencial simple, cada registro del archivo índice tiene dos campos, un campo clave igual al del archivo principal y un puntero al archivo principal. Para encontrar un campo especifico se busca en el índice hasta encontrar el valor mayor de la clave que es iguale o precede al valor deseado de la clave, la búsqueda continua en el archivo principal a partir de la posición que indique el puntero.
- Cada registro del archivo principal tiene un campo adicional que es un puntero al archivo de desbordamiento. Cuando se inserta un nuevo registro al archivo, también se añade al archivo de desbordamiento. El registro del archivo principal que precede inmediatamente al nuevo registro según la secuencia lógica se actualiza con un puntero del registro nuevo en el archivo de desbordamiento, si el registro inmediatamente anterior está también en el archivo de desbordamiento se actualizará el puntero en el registro.
- Para procesar secuencialmente un archivo completo los registros del archivo principal se procesarán en secuencia hasta encontrar un puntero al archivo de desbordamiento, el acceso continuo en el archivo de desbordamiento hasta que encuentra un puntero nulo, entonces renueva el acceso donde se abandonó en el archivo principal.
Archivos indexados
- A los registros se accede solo a través de sus índices. No hay restricción en la ubicación de los registros, al menos un índice contiene un puntero a cada registro y pueden emplearse registros de longitud variable.
- Se suelen utilizar dos tipos de índices, uno exhaustivo que contiene una entrada para cada registro del archivo principal y se organiza como un archivo secuencial para facilitar la búsqueda, el otro índice es parcial que contiene entrada a los registros donde esté el campo de interés.
- Con registro de longitud variable, algunos registros no contendrán todos los campos y cuando se añade un registro al archivo principal, todos los archivos de índices deben actualizarse.Organización de los Archivos
La organización de los archivos es la estructuración lógica de los registros determinada por su forma de acceso. La organización física de un archivo en el almacenamiento secundario depende de la estrategia de agrupación y de la estrategia de asignación de archivos.
Para elegir una organización de archivos se deben tener en cuenta ciertos criterios:
- Si un archivo va a procesar solamente por lotes, accediendo cada vez a todos los registros, entonces el acceso rápido para la recuperación de un único registro es una preocupación mínima.
- Un archivo almacenado en CD-ROM nunca será actualizado, por lo que la facilidad de actualización no se considera.
- Para la economía de almacenamiento, debería existir una mínima redundancia de los datos, ésta redundancia es el medio fundamental para incrementar la velocidad de acceso a los datos.
En lo que a mi respecta la organización de archivos permite el almacenamiento de la información en los archivos de modo estructurado mediante a un encabezado. La organización de archivos permite que los archivos se encuentren organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes.
Existen estructuras de organizaciones opcionales de archivos, estas son:
Pilas
- Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se recogen en el orden en que llegan.
- Su objetivo es simplemente acumular una masa de datos y guardarla.
- Los registros pueden tener campos diferentes o similares en un orden distinto. Cada campo debe ser auto descriptivo, incluyendo tanto un campo de nombre como el valor. La longitud de cada campo debe indicarse implícitamente con delimitadores, explícitamente incluidos como un subcampo más.
- El acceso a los registros se hace por búsquedas exhaustiva y son fáciles de actualizar. Si se quiere encontrar un registro que contiene un campo particular y un valor determinado, es necesario examinar cada registro de la pila hasta encontrar el registro deseado. Si se quieren encontrar todos los registros que contienen un campo particular o que tienen un valor determinado para ese campo, debe buscarse el archivo entero.
- Se aplica cuando los datos se recogen o almacenan antes de procesarlos o cuando no son fáciles de organizar. Esta clase de archivo aprovecha bien el espacio cuando los datos almacenados varían en tamaño y estructura. Fuera de estos usos limitados, este tipo de archivos no se adapta a la mayoría de las aplicaciones.
Archivos secuenciales
- Es la forma más común de estructura de archivos.
- Se emplea un formato fijo para los registros, son de la misma longitud y constan del mismo número de campos de tamaño fijo con un orden determinado.
- Se necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo y la longitud de cada uno son atributos de la estructura del archivo. Cada registro tiene un campo clave que lo identifica (generalmente es el primero de cada registro). Los registros se almacenan en secuencia por la clave.
- Se utilizan normalmente en aplicaciones de procesos por lotes, ya que es la única organización de archivos que se puede guardar tanto en cintas como en discos.
- Para las aplicaciones interactivas que incluyen peticiones o actualizaciones de registros individuales, los archivos secuenciales no son óptimos. El acceso requiere una búsqueda secuencial de correspondencias con la clave. Si el archivo entero o gran parte de él pueden traerse a la memoria principal de una sola vez, se podrán aplicar técnicas de búsquedas más eficientes. Al acceder un registro de un archivo secuencial grande, se produce un procesamiento extra y un retardo considerable.
- La organización física del archivo en una cinta o disco se corresponde exactamente con la organización lógica del archivo, por lo tanto el procedimiento habitual es ubicar los nuevos registros en un archivo de pila separado, es llamado archivo de registro o archivo de transacciones.
- Una alternativa es organizar físicamente el archivo secuencial como una lista enlazada, en cada bloque físico se almacena uno o más registros y cada bloque del disco contiene un puntero al bloque siguiente. La inserción de un nuevo registro implica la manipulación de puntero, pero no requiere que el nuevo registro ocupe una posición particular del bloque físico.
Archivos secuenciales indexados
- Los registros se organizan en una secuencia basada en un campo clave presentando dos características, un índice del archivo para soportar los accesos aleatorios y un archivo de desbordamiento. El índice proporciona una capacidad de búsqueda para llagar rápidamente al registro deseado y el archivo de desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un archivo secuencial, pero está integrado de forma que los archivos de desbordamiento se ubiquen siguiendo un puntero desde su registro predecesor.
- La estructura más simple tiene como índice un archivo secuencial simple, cada registro del archivo índice tiene dos campos, un campo clave igual al del archivo principal y un puntero al archivo principal. Para encontrar un campo especifico se busca en el índice hasta encontrar el valor mayor de la clave que es iguale o precede al valor deseado de la clave, la búsqueda continua en el archivo principal a partir de la posición que indique el puntero.
- Cada registro del archivo principal tiene un campo adicional que es un puntero al archivo de desbordamiento. Cuando se inserta un nuevo registro al archivo, también se añade al archivo de desbordamiento. El registro del archivo principal que precede inmediatamente al nuevo registro según la secuencia lógica se actualiza con un puntero del registro nuevo en el archivo de desbordamiento, si el registro inmediatamente anterior está también en el archivo de desbordamiento se actualizará el puntero en el registro.
- Para procesar secuencialmente un archivo completo los registros del archivo principal se procesarán en secuencia hasta encontrar un puntero al archivo de desbordamiento, el acceso continuo en el archivo de desbordamiento hasta que encuentra un puntero nulo, entonces renueva el acceso donde se abandonó en el archivo principal.
Archivos indexados
- A los registros se accede solo a través de sus índices. No hay restricción en la ubicación de los registros, al menos un índice contiene un puntero a cada registro y pueden emplearse registros de longitud variable.
- Se suelen utilizar dos tipos de índices, uno exhaustivo que contiene una entrada para cada registro del archivo principal y se organiza como un archivo secuencial para facilitar la búsqueda, el otro índice es parcial que contiene entrada a los registros donde esté el campo de interés.
Archivos directos o de dispersión
- Explotan la capacidad de los discos para acceder directamente a cualquier bloque de dirección conocida.
- Se requiere un campo clave en cada registro.
- Los archivos directos son muy usados donde se necesita un acceso muy rápido, donde se usan registros de longitud fija y donde siempre se accede a los registros de una vez.
Organizaciones comunes de archivo:
Archivo de pila: Registro de longitud variable. Conjunto variable de campos. Orden cronológico
Archivo secuencial: Registro de longitud fija. Conjunto fijo de campos en orden constante. Orden secuencial por el campo clave.
Archivo secuencial indexado
Archivo indexado
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
Tipos de Archivos
Según el Autor colombiano Manuel Vázquez
La categoría jurídica del productor de la documentación se divide en:
- Archivos Públicos: Archivos de organizaciones o instituciones publicas.
- Archivos privados: Archivos de empresas privadas.
Según las funciones desarrolladas por las entidades públicas o privadas que generan o generaron los fondos, así como los organismos o entidades de los que dependen:
- Archivos públicos
- Archivos Estatales: (Dependientes de la administración central)
- Archivos Autonómicos: (De las administraciones autónomas)
- Archivos Locales: (De la administración Local: alcaldías)
- Archivos Judiciales: (De la administración de justicia)
- Archivos Militares: (De la administración militar)
- Archivos Privados
- Archivos Personales: (generados por una persona particular)
- Archivos Nobiliarios: (Procedentes de una casa señorial)
- Archivos Eclesiásticos: (De las instituciones de la iglesia)
- Archivos de Empresas o compañías Mercantiles
Por el valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma:
- Archivos Administrativos: (En los que predominan el valor primario y un uso de gestión o administrativo)
- Archivos Históricos: (Donde prevalece el valor secundario de los documentos)
Según la edad de los documentos conservados:
- Archivo de gestión: Según el GITAA Es el Archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite y consulta administrativa por las mismas oficinas no pueden custodiar documentos que superen los cinco anos de antigüedad.
- Archivo intermedio: Según Maria Dolores Canicer y Maria Conde Villaverde es el que reúne los documentos transferidos por los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica.
- Archivo Histórico: Es aquel al que se han de trasladar o transferir desde el archivo intermedio, la documentación que deba conservarse permanentemente por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la junta o comisión evaluadora
Por la clase de documentos que conserva:
- Archivos Textuales
- Archivos Audiovisuales
- Archivos Cartográficos
- Archivos Informáticos
Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales en función de la permanencia o extensión del organismo o entidad productora:
- Archivos de fondos abiertos
- Archivos de fondos cerrados
Vásquez (1997) define los tipos de archivo de forma amplia al decir que existen archivos por:
- Archivos Múltiples: Que recubren documentación de varias instituciones, pudiendo subdividirse en:
- Archivo General: Que reúne documentación de organismos e instituciones del Estado Nacional, provincial, Municipal.
- Archivo Nacional: Es el que debe reunir o velar por toda la documentación de los organismos e instituciones de todo el país.
- Archivo de Concentración: conocido como archivo intermedio que reúne la documentación de las transferencias de un sistema integrado de archivo, antes de la selección documental.
Según la ubicación dentro de un sistema de archivo:
- Archivo Central: Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad.
- Archivo Sectorial: Es la dependencia que reúne la archivaría de una sección del organigrama de una institución o empresa.
- Archivo intermedio: Unidad de información que dentro de un sistema de archivo se encarga de evaluar y valorar los documentos con el fin de planificar la selección documental.
Según la cantidad de uso de los documentos que albergan:
- Archivos Activos: Que albergan documentos considerados como activos o que se encuentran en su fase de tramite.
- Archivos Semiactivos: Que albergan documentos que hayan perdido su uso, aunque se consideren todavía vigentes.
- Archivos inactivos: Los que albergan documentos que solo son solicitados en caso de reclamación, luego del vencimiento del plazo precaucional y en espera de su selección.
Según la relación con el destino final de los documentos:
- Archivo provisorio: Es aquel que acumula documentos destinados a cumplir su destino final: la eliminación o transferencia a un archivo permanente
- Archivo permanente: Es el que acumula documentos que ya han sido seleccionados para ser conservados permanentemente.
Según las características de los conjuntos documentales que contienen:
- Archivos Especiales: Los que precesan y sirven documentos cuyos soportes no son el papel: disquetes y discos magnéticos, radiografías, aerofotografías, discos sonoros, microfilmes, planos, mapas.
- Archivos Especializados: Son los que contienen los documentos característicos de un tipo de institución, tales como los: archivos eclesiásticos, sindicales, universitarios, militares, etc.
Por su ubicación dentro de una organización:
- Archivos Centralizados: Corresponde a la instalación de un archivo que preste servicio y centralice todos los documentos de una organización.
- Archivos Descentralizados: Cuando cada una de las unidades que conforman a una organización poseen sus propios archivos.
- Archivos Descentralizados con control central: Cuando la organización posee un archivo central y varios archivos descentralizados controlados o coordinados bajo las instituciones y normativas del central.
El Autor Manuel Vázquez creo la topología en base a la cantidad de instituciones a las que sirven, ubicación dentro del sistema de archivos, cantidad de uso del documento que albergan, relación con el destino final de los documentos.
Importancia de los archivos
Los Archivos tienen gran importancia ya que han permitido el desarrollo de la sociedad, estados y gobiernos, empresas y organizaciones.
Han sido parte de la evolución de las tecnologías de información y comunicación que han producido el desarrollo de países.
La planificación estratégica en los archivos
A- Análisis de la documentación: Para la autora española Maria Luisa Conde Villaverde, el análisis de la documentación se encuentra ligado con la organización que se de a los documentos, Si las series documentales quedan establecidas en el momento de su creación en la oficina cuando pasen al archivo central será mas fácil su organización.
Lo fundamental es identificar, valorar y analizar la relación existente entra las funciones y las actividades de una unidad administrativa y la topología que produce y acumula en su archivo de gestión. Para ello hay que hacer un análisis exhaustivo de las funciones y actividades de cada oficina, utilizando la legislación y normativa que afecten a cada unidad.
1- identificación 2- clasificación 3- ordenación
Conde Villaverde, Maria Luisa, (1992)
B- Redacción del manual de normas y procedimientos: En cada unidad administrativa debe constar por escrito todas las normas y procedimientos para llevar a cabo una correcta gestión en los archivos de la oficina.
Con la redacción del manual de normas y procedimientos, se incluye la elaboración del cuadro de clasificación orgánico – funcional, especifico
atendiendo a las series documentales que genera la unidad a las que guía de proporcionarnos una codificación ligada al cuadro de clasificación general, establecido por el archivo central.
El manual de normas y procedimientos, debe estar en constante revisión ya que la oficina o la unidad de archivo de gestión, pueden adquirir nuevas competencias y por lo tanto series que habrá que incluir.
A- Formación: El objetivo principal es enseñar a los gestores las pautas y herramientas eficaces para una correcta clasificación y ordenación de las series documentales que tramiten, acabar con los malos usos en las prácticas administrativas de las oficinas.
B- Supervisión: Resulta necesario que la supervisión sea realizada por un personal idóneo, que posea la formación y experiencia acorde con la responsabilidad que representa.
El archivo de gestión en un programa de planificación de su organización debe tomar en cuenta a los siguientes elementos:
- Crear la visión del archivo de gestión
- Disponer de un espacio en la estructura organizativa de la organización.
- Señalar el perfil y cantidad de RRHH, que apoyara en la instalación y puesta en marcha del archivo de gestión.
- Indicar los recursos materiales, equipos y mobiliarios a utilizar en los archivos de gestión.
En mi opinión la planificación estratégica debe poseer una visión objetiva, superar las metas establecidas, se debe conocer la mision para así poder planificar, se necesita seguir una serie de pasos que deben cumplirse para lograr la meta principal plateada.
Además se debe lograr una eficaz estructura funcional del archivo de una institución de manera tal que esta tendrá un mejor manejo de los elementos llegando así un perfecto desarrollo.
Bibliografía
Paginas consultadas:
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
Autores consultados:
- Maria Dolores Canicer
- Maria Conde Villaverde
- Vásquez, Manuel, (1997)
- Conde Villaverde, Maria Luisa, (1992)
- Sanchis Moreno, Francisco. Los Archivos de oficina: una síntesis para su gestión.
- GITAA
Unidad 1 Archivos administrativos e intermedios
Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e intermedios
Unidad 1
Archivos Administrativos e Intermedios
Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanesa Villalba
CI 18899123
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e intermedios
Unidad 1
Archivos Administrativos e Intermedios
Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanesa Villalba
CI 18899123
Definición de Archivo
Conjunto orgánico de información producida o recibida por una persona jurídica, singular o colectivo, o por un organismo publico o privado en el ejercicio de sus actividades, y conservada especializadamente en una institución de servicios que tiene como finalidad el tratamiento, preservación y uso de dicha información.
Según el autor Francisco Fuster Ruiz describe el archivo por medio de varios elementos: institucionales, documentales, estructurales, personales.
El Archivo es aquel que posee varios elementos que conforman sus contextos: institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, finalmente, remiten estos a los archivos. Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedente de una o varias entidades productoras. Estructurales: los depósitos archivistitos, las instalaciones. Personales: los profesionales archiveros, archivólogos, científicos y técnicos: la gestión y archivistita y el servicio documental, organización, conservación y utilización de los fondos.
En mi opinión el archivo es el conjunto de elementos organizados de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento, como soporte material de estas informaciones.
Definición de Documento
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, publicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
Según Arevalo j. Victor H. El Documento es el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.
Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.
Recuperado el 28 de Septiembre de 2009 desde http://www.edicionesdelsur.com/diccionarioarchivistico.htm
Conjunto orgánico de información producida o recibida por una persona jurídica, singular o colectivo, o por un organismo publico o privado en el ejercicio de sus actividades, y conservada especializadamente en una institución de servicios que tiene como finalidad el tratamiento, preservación y uso de dicha información.
Según el autor Francisco Fuster Ruiz describe el archivo por medio de varios elementos: institucionales, documentales, estructurales, personales.
El Archivo es aquel que posee varios elementos que conforman sus contextos: institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, finalmente, remiten estos a los archivos. Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedente de una o varias entidades productoras. Estructurales: los depósitos archivistitos, las instalaciones. Personales: los profesionales archiveros, archivólogos, científicos y técnicos: la gestión y archivistita y el servicio documental, organización, conservación y utilización de los fondos.
En mi opinión el archivo es el conjunto de elementos organizados de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento, como soporte material de estas informaciones.
Definición de Documento
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, publicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
Según Arevalo j. Victor H. El Documento es el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.
Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.
Recuperado el 28 de Septiembre de 2009 desde http://www.edicionesdelsur.com/diccionarioarchivistico.htm
En lo que a mi respecta coincido con el autor Victor Arevalo ya que un documento es el soporte material de una actividad administrativa de una entidad con distintas funciones.
También es el soporte donde es plasmada cualquier tipo de información siendo así el resultado de cualquier actividad humana en donde se quiere transmitir una información comunicar un hecho o conservar un conocimiento.
Funciones e importancia.
Funciones e importancia de un archivo
Según Arévalo Jordan Víctor las funciones de un archivo son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivistito, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Tradicionalmente son tres las funciones archivistitas: recoger, conservar, servir. Son funciones muy amplias no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira la perdurabilidad y el servicio que conllevara difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.
Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.
En mi opinión las funciones del archivo permiten la elaboración de un documento hasta su eliminación o conservación permanente, siendo su función principal el almacenamiento de toda la documentación ordenada, clasificada para el momento en que se necesite la información requerida. Por lo tanto, su función esta determinada por las fases del ciclo vital de los documentos además en cuanto a su importancia puedo hacer destacar:
- Reunir ordenadamente tisis los documentos.
- Asegurar su conservación
- Estar disponibles y actualizados
- Coordinar y controlar la recepción de la documentación
- Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material
- Recibe material para archivar
- Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos
- Revisa el control de prestamos expedientes y documentos
- Promociona información del material archivado, según las normas
- Actualiza el thesauro en términos claves
- Atiende y resuelve problemas que se presenten en el archivo
- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y organización.
Funciones e importancia de un documento
También es el soporte donde es plasmada cualquier tipo de información siendo así el resultado de cualquier actividad humana en donde se quiere transmitir una información comunicar un hecho o conservar un conocimiento.
Funciones e importancia.
Funciones e importancia de un archivo
Según Arévalo Jordan Víctor las funciones de un archivo son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivistito, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Tradicionalmente son tres las funciones archivistitas: recoger, conservar, servir. Son funciones muy amplias no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira la perdurabilidad y el servicio que conllevara difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.
Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.
En mi opinión las funciones del archivo permiten la elaboración de un documento hasta su eliminación o conservación permanente, siendo su función principal el almacenamiento de toda la documentación ordenada, clasificada para el momento en que se necesite la información requerida. Por lo tanto, su función esta determinada por las fases del ciclo vital de los documentos además en cuanto a su importancia puedo hacer destacar:
- Reunir ordenadamente tisis los documentos.
- Asegurar su conservación
- Estar disponibles y actualizados
- Coordinar y controlar la recepción de la documentación
- Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material
- Recibe material para archivar
- Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos
- Revisa el control de prestamos expedientes y documentos
- Promociona información del material archivado, según las normas
- Actualiza el thesauro en términos claves
- Atiende y resuelve problemas que se presenten en el archivo
- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y organización.
Funciones e importancia de un documento
Según Arevalo j. Victor su función e importancia es servir como soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad archivistita de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Incluyen tanto los jurídicos como los administrativos, distinguiéndose de otras acepciones documentales por su génesis, por cuanto se estiman tales los producidos, recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines conservados como prueba e información. Los documentos se producen uno a uno con el paso del tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones especificas.
Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.
Recuperado el 28 de Septiembre de 2009 desde http://www.edicionesdelsur.com/diccionarioarchivistico.htm
En lo que a mi respecta los documentos tienen como función e importancia ser toda expresión en el lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material. El, documento es toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirve para comprobar o acreditar algo.
Documentos administrativos
Documentos Administrativos Según el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos plantea que a los Documentos Administrativos son el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones que tienen valor administrativo, fiscal o legal, debe ser objeto de conservación.
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos.
Los Documentos Administrativos en mi opinión es toda aquella información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Tipos de documentos administrativos
- Forma en que se trasmite: originales, copias (simples o autenticadas, las sobrecarta)
Ámbito jurídico del organismo productor: públicos, privados.
- Prioridad de uso: administrativos: este tiene que ver con la vigencia administrativa, variable según los procedimientos. Históricos.
- Por su composición: simples y compuestos.
- Por la manera de trasmitir la información: textuales. Por imagen. Sonoros. Audiovisuales. Legibles por máquina. Orales.
- Por las funciones que testifican: específicos. Comunes.
Función de los documentos administrativos
Los documentos administrativos satisfacen todas aquellas necesidades de los ciudadanos en el caso de la administración de empresas estas proveen la información en cuanto a la organización de recursos repartición, inversion del dinero siendo una fuente de información de gran importancia.
Archivos administrativos
Unidad de información en la que depositan para su organización, difusión y consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora.
Función
Se planifica la elaboración, producción o creación de los documentos, es decir, se decide sobre el formato en el cual se va ha hacer vaciada la información previamente analizada, escogiendo su presentación y planificando su texto, Los documentos suelen estar muy activos en su consulta.
guarda y recibe la documentación y precisa para el normal ejercicio de sus funciones.
Archivos intermedios
Según Maria Dolores Carnicer y Maria Luisa Conde Villaverde son aquellos que reúne los documentos transferidos por los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica. En el permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.
Función
Se encarga de considerar la vigencia de los documentos, esta es la cualidad que presenta un documento mientras actúa y tiene vigor para cumplir lo que esta explicito en su texto.
Se Aligera el volumen documental de las Administraciones utilizando locales alejados y menos costosos.
Arevalo j, Victor (2003). Diccionario de términos archivistitos.
Recuperado el 28 de Septiembre de 2009 desde http://www.edicionesdelsur.com/diccionarioarchivistico.htm
En lo que a mi respecta los documentos tienen como función e importancia ser toda expresión en el lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material. El, documento es toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirve para comprobar o acreditar algo.
Documentos administrativos
Documentos Administrativos Según el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos plantea que a los Documentos Administrativos son el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones que tienen valor administrativo, fiscal o legal, debe ser objeto de conservación.
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos.
Los Documentos Administrativos en mi opinión es toda aquella información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Tipos de documentos administrativos
- Forma en que se trasmite: originales, copias (simples o autenticadas, las sobrecarta)
Ámbito jurídico del organismo productor: públicos, privados.
- Prioridad de uso: administrativos: este tiene que ver con la vigencia administrativa, variable según los procedimientos. Históricos.
- Por su composición: simples y compuestos.
- Por la manera de trasmitir la información: textuales. Por imagen. Sonoros. Audiovisuales. Legibles por máquina. Orales.
- Por las funciones que testifican: específicos. Comunes.
Función de los documentos administrativos
Los documentos administrativos satisfacen todas aquellas necesidades de los ciudadanos en el caso de la administración de empresas estas proveen la información en cuanto a la organización de recursos repartición, inversion del dinero siendo una fuente de información de gran importancia.
Archivos administrativos
Unidad de información en la que depositan para su organización, difusión y consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora.
Función
Se planifica la elaboración, producción o creación de los documentos, es decir, se decide sobre el formato en el cual se va ha hacer vaciada la información previamente analizada, escogiendo su presentación y planificando su texto, Los documentos suelen estar muy activos en su consulta.
guarda y recibe la documentación y precisa para el normal ejercicio de sus funciones.
Archivos intermedios
Según Maria Dolores Carnicer y Maria Luisa Conde Villaverde son aquellos que reúne los documentos transferidos por los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica. En el permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.
Función
Se encarga de considerar la vigencia de los documentos, esta es la cualidad que presenta un documento mientras actúa y tiene vigor para cumplir lo que esta explicito en su texto.
Se Aligera el volumen documental de las Administraciones utilizando locales alejados y menos costosos.
Aspectos de mayor interés
En lo que a mi respecta la unidad I “Archivos Administrativos e Intermedios”, la unidad II “Gestión de Archivos” y la unidad III “Gestión Documental” son las que me causaron mayor impacto en la asignatura ya que cada una nos familiarizo con el ámbito de trabajo me refiero, A lo que hay que hacer, ¿como hacer? en pocas palabras, el procedimiento adecuado para el tratamiento de los archivos a la hora de tomar decisiones, de ejercer nuestra profesión. Estas unidades (I,II,III) asignadas por la materia demostraron que hay una gran variedad de conocimientos que no solo hay que abocarse al que se sabe sino investigar, sobre todo en cuanto a la estructuración venezolana que es donde vamos a desempeñarnos profesionalmente.
Nosotros futuros profesionales debemos representar y mejorar muchas de las entidades archivistitas de Venezuela.
Nosotros futuros profesionales debemos representar y mejorar muchas de las entidades archivistitas de Venezuela.
miércoles, 19 de mayo de 2010
Análisis del desarrollo curricular de la asignatura
Se aplico un programa desarrollado en modalidad mixta (clases presénciales – grupo yahoo), El programa constaba de 5 temas cuyo método era realizar una investigación individual, participar en foros asíncronos, elaboración y entrega de las interpretaciones y las referencias bibliografías por tema. En la apertura de la materia (en la clase presencial) hubo la existencia de distintos problemas o diferenciaciones, luego se llego a un acuerdo y poco a poco el alumnado fue familiarizándose con esta. El desarrollo de la asignatura me ha parecido sorprendente ya que muchos de nosotros hemos aprendido a manejar nuevas herramientas tecnológicas no solo con la finalidad de realizar asignaciones propias de la materia, sino el simple hecho de que estas herramientas tecnológicas nos sirven a la hora de ejercer a futuro nuestra profesión. El periodo utilizado (presencial – en Línea) me pareció excelente ya que existía tiempo para investigar y debatir lo realizado en el grupo.
El desarrollo curricular de la asignatura, los cinco temas asignados para la investigación son de gran importancia para la evolución de nuestra carrera.
El desarrollo curricular de la asignatura, los cinco temas asignados para la investigación son de gran importancia para la evolución de nuestra carrera.
Aspectos de relevancia profesional
A mi consideración los aspectos de mayor relevancia para mi futuro desarrollo profesional son “La Gestión de Archivos” y “La Gestión Documental”. La Gestión de archivos es una estructura que organiza registros con la finalidad de la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos es principalísima y es la finalidad en el ejercicio de mi profesión y la Gestión documental me permitirá que la documentación generada y acumulada en la oficina, sea tratada desde un principio, con criterios de clasificación y ordenación.
Ambas Gestiones me servirán a medida de mi futuro desarrollo profesional ya que son vitales para una excelente toma de decisiones y evolución de la organización de la cual sea parte.
Ambas Gestiones me servirán a medida de mi futuro desarrollo profesional ya que son vitales para una excelente toma de decisiones y evolución de la organización de la cual sea parte.
Aportes realizados que desea le sean reconocidos
Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.
El Diccionario de términos archivisticos tiene como finalidad ser auxiliar a aquellas personas que realicen estudios diplomáticos, paleográficos y administrativos y, lógicamente documentales, proporcionándoles una descripción exacta de los términos empleados en la profesión archivistita. Si bien este Diccionario en principio fue concebido para uso interno de la cátedra, la Asociación de archiveros de Santa Fe se encargo de difundirlo, como casi toda la obra archivistita de Víctor Hugo Arévalo Jordán.
El Diccionario de términos archivisticos tiene como finalidad ser auxiliar a aquellas personas que realicen estudios diplomáticos, paleográficos y administrativos y, lógicamente documentales, proporcionándoles una descripción exacta de los términos empleados en la profesión archivistita. Si bien este Diccionario en principio fue concebido para uso interno de la cátedra, la Asociación de archiveros de Santa Fe se encargo de difundirlo, como casi toda la obra archivistita de Víctor Hugo Arévalo Jordán.
- López Espinosa, Elizabeth. (2008).Dirección estratégica de recursos humanos .México: [Documento en línea] Disponible en:
(http://www.scjn.gob.mx/SiteCollectionDocuments/PortalSCJN/RecJur/Becarios/pdf/ELIZABETH%20ESPINOSA%20LOPEZ.pdf).
Elizabeth López Espinosa en su trabajo “Dirección estratégica de recursos humanos” se dirige a brindar un enfoque global en el área como es la selección, capacitación, evaluación, desarrollo y remuneración de los empleados, y como los recursos humanos contribuyen a la generación de ventajas competitivas, por ultimo, destaca los recursos humanos desde el enfoque de auditoria y como se interrelacionan en una revisión de auditoria.
(http://www.scjn.gob.mx/SiteCollectionDocuments/PortalSCJN/RecJur/Becarios/pdf/ELIZABETH%20ESPINOSA%20LOPEZ.pdf).
Elizabeth López Espinosa en su trabajo “Dirección estratégica de recursos humanos” se dirige a brindar un enfoque global en el área como es la selección, capacitación, evaluación, desarrollo y remuneración de los empleados, y como los recursos humanos contribuyen a la generación de ventajas competitivas, por ultimo, destaca los recursos humanos desde el enfoque de auditoria y como se interrelacionan en una revisión de auditoria.
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