Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios
UNIDAD 2
Alumna: Vanesa Villalba
CI: 18.899.123
Gestión de Archivos
La Gestión de Archivos es aquella que tiende a depender sobretodo de la administración local de la figura de un secretario por tener una incidencia global e interdepartamental de un organismo.
La gestión de archivos, consiste en una estructura que organiza registros de modo secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. La gestión de Archivos, tiene diversos aspectos, que deben ser analizados y desarrollados de manera detallada, para esto se debe planificar con suficiente tiempo las decisiones que sirvan a los planes que se tienen posteriormente con dicho archivo.
En mi opinión la gestión de archivos funciona con una serie de elementos unidos, complementados y planificados cuyo objetivo es el mejor manejo y accesibilidad a los archivos entre sus funciones puedo destacar:
- Identificar y localizar un archivo.
- Usa un directorio (como un directorio telefónico) para describir la ubicación y atributos de un archivo.
- Controla el acceso de varios usuarios a los archivos.
- Bloquea el uso de archivos.
- Ubica archivos en bloques libres.
- Administra el espacio libre.
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
La Gestión de Archivos es aquella que tiende a depender sobretodo de la administración local de la figura de un secretario por tener una incidencia global e interdepartamental de un organismo.
La gestión de archivos, consiste en una estructura que organiza registros de modo secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. La gestión de Archivos, tiene diversos aspectos, que deben ser analizados y desarrollados de manera detallada, para esto se debe planificar con suficiente tiempo las decisiones que sirvan a los planes que se tienen posteriormente con dicho archivo.
En mi opinión la gestión de archivos funciona con una serie de elementos unidos, complementados y planificados cuyo objetivo es el mejor manejo y accesibilidad a los archivos entre sus funciones puedo destacar:
- Identificar y localizar un archivo.
- Usa un directorio (como un directorio telefónico) para describir la ubicación y atributos de un archivo.
- Controla el acceso de varios usuarios a los archivos.
- Bloquea el uso de archivos.
- Ubica archivos en bloques libres.
- Administra el espacio libre.
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
Sanchis Moreno, Francisco. Los Archivos de oficina: una síntesis para su gestión.
Organización de los Archivos
La organización de los archivos es la estructuración lógica de los registros determinada por su forma de acceso. La organización física de un archivo en el almacenamiento secundario depende de la estrategia de agrupación y de la estrategia de asignación de archivos.
Para elegir una organización de archivos se deben tener en cuenta ciertos criterios:
- Si un archivo va a procesar solamente por lotes, accediendo cada vez a todos los registros, entonces el acceso rápido para la recuperación de un único registro es una preocupación mínima.
- Un archivo almacenado en CD-ROM nunca será actualizado, por lo que la facilidad de actualización no se considera.
- Para la economía de almacenamiento, debería existir una mínima redundancia de los datos, ésta redundancia es el medio fundamental para incrementar la velocidad de acceso a los datos.
En lo que a mi respecta la organización de archivos permite el almacenamiento de la información en los archivos de modo estructurado mediante a un encabezado. La organización de archivos permite que los archivos se encuentren organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes.
Existen estructuras de organizaciones opcionales de archivos, estas son:
Pilas
- Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se recogen en el orden en que llegan.
- Su objetivo es simplemente acumular una masa de datos y guardarla.
- Los registros pueden tener campos diferentes o similares en un orden distinto. Cada campo debe ser auto descriptivo, incluyendo tanto un campo de nombre como el valor. La longitud de cada campo debe indicarse implícitamente con delimitadores, explícitamente incluidos como un subcampo más.
- El acceso a los registros se hace por búsquedas exhaustiva y son fáciles de actualizar. Si se quiere encontrar un registro que contiene un campo particular y un valor determinado, es necesario examinar cada registro de la pila hasta encontrar el registro deseado. Si se quieren encontrar todos los registros que contienen un campo particular o que tienen un valor determinado para ese campo, debe buscarse el archivo entero.
- Se aplica cuando los datos se recogen o almacenan antes de procesarlos o cuando no son fáciles de organizar. Esta clase de archivo aprovecha bien el espacio cuando los datos almacenados varían en tamaño y estructura. Fuera de estos usos limitados, este tipo de archivos no se adapta a la mayoría de las aplicaciones.
Archivos secuenciales
- Es la forma más común de estructura de archivos.
- Se emplea un formato fijo para los registros, son de la misma longitud y constan del mismo número de campos de tamaño fijo con un orden determinado.
- Se necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo y la longitud de cada uno son atributos de la estructura del archivo. Cada registro tiene un campo clave que lo identifica (generalmente es el primero de cada registro). Los registros se almacenan en secuencia por la clave.
- Se utilizan normalmente en aplicaciones de procesos por lotes, ya que es la única organización de archivos que se puede guardar tanto en cintas como en discos.
- Para las aplicaciones interactivas que incluyen peticiones o actualizaciones de registros individuales, los archivos secuenciales no son óptimos. El acceso requiere una búsqueda secuencial de correspondencias con la clave. Si el archivo entero o gran parte de él pueden traerse a la memoria principal de una sola vez, se podrán aplicar técnicas de búsquedas más eficientes. Al acceder un registro de un archivo secuencial grande, se produce un procesamiento extra y un retardo considerable.
- La organización física del archivo en una cinta o disco se corresponde exactamente con la organización lógica del archivo, por lo tanto el procedimiento habitual es ubicar los nuevos registros en un archivo de pila separado, es llamado archivo de registro o archivo de transacciones.
- Una alternativa es organizar físicamente el archivo secuencial como una lista enlazada, en cada bloque físico se almacena uno o más registros y cada bloque del disco contiene un puntero al bloque siguiente. La inserción de un nuevo registro implica la manipulación de puntero, pero no requiere que el nuevo registro ocupe una posición particular del bloque físico.
Archivos secuenciales indexados
- Los registros se organizan en una secuencia basada en un campo clave presentando dos características, un índice del archivo para soportar los accesos aleatorios y un archivo de desbordamiento. El índice proporciona una capacidad de búsqueda para llagar rápidamente al registro deseado y el archivo de desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un archivo secuencial, pero está integrado de forma que los archivos de desbordamiento se ubiquen siguiendo un puntero desde su registro predecesor.
- La estructura más simple tiene como índice un archivo secuencial simple, cada registro del archivo índice tiene dos campos, un campo clave igual al del archivo principal y un puntero al archivo principal. Para encontrar un campo especifico se busca en el índice hasta encontrar el valor mayor de la clave que es iguale o precede al valor deseado de la clave, la búsqueda continua en el archivo principal a partir de la posición que indique el puntero.
- Cada registro del archivo principal tiene un campo adicional que es un puntero al archivo de desbordamiento. Cuando se inserta un nuevo registro al archivo, también se añade al archivo de desbordamiento. El registro del archivo principal que precede inmediatamente al nuevo registro según la secuencia lógica se actualiza con un puntero del registro nuevo en el archivo de desbordamiento, si el registro inmediatamente anterior está también en el archivo de desbordamiento se actualizará el puntero en el registro.
- Para procesar secuencialmente un archivo completo los registros del archivo principal se procesarán en secuencia hasta encontrar un puntero al archivo de desbordamiento, el acceso continuo en el archivo de desbordamiento hasta que encuentra un puntero nulo, entonces renueva el acceso donde se abandonó en el archivo principal.
Archivos indexados
- A los registros se accede solo a través de sus índices. No hay restricción en la ubicación de los registros, al menos un índice contiene un puntero a cada registro y pueden emplearse registros de longitud variable.
- Se suelen utilizar dos tipos de índices, uno exhaustivo que contiene una entrada para cada registro del archivo principal y se organiza como un archivo secuencial para facilitar la búsqueda, el otro índice es parcial que contiene entrada a los registros donde esté el campo de interés.
- Con registro de longitud variable, algunos registros no contendrán todos los campos y cuando se añade un registro al archivo principal, todos los archivos de índices deben actualizarse.Organización de los Archivos
La organización de los archivos es la estructuración lógica de los registros determinada por su forma de acceso. La organización física de un archivo en el almacenamiento secundario depende de la estrategia de agrupación y de la estrategia de asignación de archivos.
Para elegir una organización de archivos se deben tener en cuenta ciertos criterios:
- Si un archivo va a procesar solamente por lotes, accediendo cada vez a todos los registros, entonces el acceso rápido para la recuperación de un único registro es una preocupación mínima.
- Un archivo almacenado en CD-ROM nunca será actualizado, por lo que la facilidad de actualización no se considera.
- Para la economía de almacenamiento, debería existir una mínima redundancia de los datos, ésta redundancia es el medio fundamental para incrementar la velocidad de acceso a los datos.
En lo que a mi respecta la organización de archivos permite el almacenamiento de la información en los archivos de modo estructurado mediante a un encabezado. La organización de archivos permite que los archivos se encuentren organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes.
Existen estructuras de organizaciones opcionales de archivos, estas son:
Pilas
- Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se recogen en el orden en que llegan.
- Su objetivo es simplemente acumular una masa de datos y guardarla.
- Los registros pueden tener campos diferentes o similares en un orden distinto. Cada campo debe ser auto descriptivo, incluyendo tanto un campo de nombre como el valor. La longitud de cada campo debe indicarse implícitamente con delimitadores, explícitamente incluidos como un subcampo más.
- El acceso a los registros se hace por búsquedas exhaustiva y son fáciles de actualizar. Si se quiere encontrar un registro que contiene un campo particular y un valor determinado, es necesario examinar cada registro de la pila hasta encontrar el registro deseado. Si se quieren encontrar todos los registros que contienen un campo particular o que tienen un valor determinado para ese campo, debe buscarse el archivo entero.
- Se aplica cuando los datos se recogen o almacenan antes de procesarlos o cuando no son fáciles de organizar. Esta clase de archivo aprovecha bien el espacio cuando los datos almacenados varían en tamaño y estructura. Fuera de estos usos limitados, este tipo de archivos no se adapta a la mayoría de las aplicaciones.
Archivos secuenciales
- Es la forma más común de estructura de archivos.
- Se emplea un formato fijo para los registros, son de la misma longitud y constan del mismo número de campos de tamaño fijo con un orden determinado.
- Se necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo y la longitud de cada uno son atributos de la estructura del archivo. Cada registro tiene un campo clave que lo identifica (generalmente es el primero de cada registro). Los registros se almacenan en secuencia por la clave.
- Se utilizan normalmente en aplicaciones de procesos por lotes, ya que es la única organización de archivos que se puede guardar tanto en cintas como en discos.
- Para las aplicaciones interactivas que incluyen peticiones o actualizaciones de registros individuales, los archivos secuenciales no son óptimos. El acceso requiere una búsqueda secuencial de correspondencias con la clave. Si el archivo entero o gran parte de él pueden traerse a la memoria principal de una sola vez, se podrán aplicar técnicas de búsquedas más eficientes. Al acceder un registro de un archivo secuencial grande, se produce un procesamiento extra y un retardo considerable.
- La organización física del archivo en una cinta o disco se corresponde exactamente con la organización lógica del archivo, por lo tanto el procedimiento habitual es ubicar los nuevos registros en un archivo de pila separado, es llamado archivo de registro o archivo de transacciones.
- Una alternativa es organizar físicamente el archivo secuencial como una lista enlazada, en cada bloque físico se almacena uno o más registros y cada bloque del disco contiene un puntero al bloque siguiente. La inserción de un nuevo registro implica la manipulación de puntero, pero no requiere que el nuevo registro ocupe una posición particular del bloque físico.
Archivos secuenciales indexados
- Los registros se organizan en una secuencia basada en un campo clave presentando dos características, un índice del archivo para soportar los accesos aleatorios y un archivo de desbordamiento. El índice proporciona una capacidad de búsqueda para llagar rápidamente al registro deseado y el archivo de desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un archivo secuencial, pero está integrado de forma que los archivos de desbordamiento se ubiquen siguiendo un puntero desde su registro predecesor.
- La estructura más simple tiene como índice un archivo secuencial simple, cada registro del archivo índice tiene dos campos, un campo clave igual al del archivo principal y un puntero al archivo principal. Para encontrar un campo especifico se busca en el índice hasta encontrar el valor mayor de la clave que es iguale o precede al valor deseado de la clave, la búsqueda continua en el archivo principal a partir de la posición que indique el puntero.
- Cada registro del archivo principal tiene un campo adicional que es un puntero al archivo de desbordamiento. Cuando se inserta un nuevo registro al archivo, también se añade al archivo de desbordamiento. El registro del archivo principal que precede inmediatamente al nuevo registro según la secuencia lógica se actualiza con un puntero del registro nuevo en el archivo de desbordamiento, si el registro inmediatamente anterior está también en el archivo de desbordamiento se actualizará el puntero en el registro.
- Para procesar secuencialmente un archivo completo los registros del archivo principal se procesarán en secuencia hasta encontrar un puntero al archivo de desbordamiento, el acceso continuo en el archivo de desbordamiento hasta que encuentra un puntero nulo, entonces renueva el acceso donde se abandonó en el archivo principal.
Archivos indexados
- A los registros se accede solo a través de sus índices. No hay restricción en la ubicación de los registros, al menos un índice contiene un puntero a cada registro y pueden emplearse registros de longitud variable.
- Se suelen utilizar dos tipos de índices, uno exhaustivo que contiene una entrada para cada registro del archivo principal y se organiza como un archivo secuencial para facilitar la búsqueda, el otro índice es parcial que contiene entrada a los registros donde esté el campo de interés.
Archivos directos o de dispersión
- Explotan la capacidad de los discos para acceder directamente a cualquier bloque de dirección conocida.
- Se requiere un campo clave en cada registro.
- Los archivos directos son muy usados donde se necesita un acceso muy rápido, donde se usan registros de longitud fija y donde siempre se accede a los registros de una vez.
Organizaciones comunes de archivo:
Archivo de pila: Registro de longitud variable. Conjunto variable de campos. Orden cronológico
Archivo secuencial: Registro de longitud fija. Conjunto fijo de campos en orden constante. Orden secuencial por el campo clave.
Archivo secuencial indexado
Archivo indexado
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
Tipos de Archivos
Según el Autor colombiano Manuel Vázquez
La categoría jurídica del productor de la documentación se divide en:
- Archivos Públicos: Archivos de organizaciones o instituciones publicas.
- Archivos privados: Archivos de empresas privadas.
Según las funciones desarrolladas por las entidades públicas o privadas que generan o generaron los fondos, así como los organismos o entidades de los que dependen:
- Archivos públicos
- Archivos Estatales: (Dependientes de la administración central)
- Archivos Autonómicos: (De las administraciones autónomas)
- Archivos Locales: (De la administración Local: alcaldías)
- Archivos Judiciales: (De la administración de justicia)
- Archivos Militares: (De la administración militar)
- Archivos Privados
- Archivos Personales: (generados por una persona particular)
- Archivos Nobiliarios: (Procedentes de una casa señorial)
- Archivos Eclesiásticos: (De las instituciones de la iglesia)
- Archivos de Empresas o compañías Mercantiles
Por el valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma:
- Archivos Administrativos: (En los que predominan el valor primario y un uso de gestión o administrativo)
- Archivos Históricos: (Donde prevalece el valor secundario de los documentos)
Según la edad de los documentos conservados:
- Archivo de gestión: Según el GITAA Es el Archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite y consulta administrativa por las mismas oficinas no pueden custodiar documentos que superen los cinco anos de antigüedad.
- Archivo intermedio: Según Maria Dolores Canicer y Maria Conde Villaverde es el que reúne los documentos transferidos por los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica.
- Archivo Histórico: Es aquel al que se han de trasladar o transferir desde el archivo intermedio, la documentación que deba conservarse permanentemente por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la junta o comisión evaluadora
Por la clase de documentos que conserva:
- Archivos Textuales
- Archivos Audiovisuales
- Archivos Cartográficos
- Archivos Informáticos
Según la posibilidad o no de recibir transferencias documentales en función de la permanencia o extensión del organismo o entidad productora:
- Archivos de fondos abiertos
- Archivos de fondos cerrados
Vásquez (1997) define los tipos de archivo de forma amplia al decir que existen archivos por:
- Archivos Múltiples: Que recubren documentación de varias instituciones, pudiendo subdividirse en:
- Archivo General: Que reúne documentación de organismos e instituciones del Estado Nacional, provincial, Municipal.
- Archivo Nacional: Es el que debe reunir o velar por toda la documentación de los organismos e instituciones de todo el país.
- Archivo de Concentración: conocido como archivo intermedio que reúne la documentación de las transferencias de un sistema integrado de archivo, antes de la selección documental.
Según la ubicación dentro de un sistema de archivo:
- Archivo Central: Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad.
- Archivo Sectorial: Es la dependencia que reúne la archivaría de una sección del organigrama de una institución o empresa.
- Archivo intermedio: Unidad de información que dentro de un sistema de archivo se encarga de evaluar y valorar los documentos con el fin de planificar la selección documental.
Según la cantidad de uso de los documentos que albergan:
- Archivos Activos: Que albergan documentos considerados como activos o que se encuentran en su fase de tramite.
- Archivos Semiactivos: Que albergan documentos que hayan perdido su uso, aunque se consideren todavía vigentes.
- Archivos inactivos: Los que albergan documentos que solo son solicitados en caso de reclamación, luego del vencimiento del plazo precaucional y en espera de su selección.
Según la relación con el destino final de los documentos:
- Archivo provisorio: Es aquel que acumula documentos destinados a cumplir su destino final: la eliminación o transferencia a un archivo permanente
- Archivo permanente: Es el que acumula documentos que ya han sido seleccionados para ser conservados permanentemente.
Según las características de los conjuntos documentales que contienen:
- Archivos Especiales: Los que precesan y sirven documentos cuyos soportes no son el papel: disquetes y discos magnéticos, radiografías, aerofotografías, discos sonoros, microfilmes, planos, mapas.
- Archivos Especializados: Son los que contienen los documentos característicos de un tipo de institución, tales como los: archivos eclesiásticos, sindicales, universitarios, militares, etc.
Por su ubicación dentro de una organización:
- Archivos Centralizados: Corresponde a la instalación de un archivo que preste servicio y centralice todos los documentos de una organización.
- Archivos Descentralizados: Cuando cada una de las unidades que conforman a una organización poseen sus propios archivos.
- Archivos Descentralizados con control central: Cuando la organización posee un archivo central y varios archivos descentralizados controlados o coordinados bajo las instituciones y normativas del central.
El Autor Manuel Vázquez creo la topología en base a la cantidad de instituciones a las que sirven, ubicación dentro del sistema de archivos, cantidad de uso del documento que albergan, relación con el destino final de los documentos.
Importancia de los archivos
Los Archivos tienen gran importancia ya que han permitido el desarrollo de la sociedad, estados y gobiernos, empresas y organizaciones.
Han sido parte de la evolución de las tecnologías de información y comunicación que han producido el desarrollo de países.
La planificación estratégica en los archivos
A- Análisis de la documentación: Para la autora española Maria Luisa Conde Villaverde, el análisis de la documentación se encuentra ligado con la organización que se de a los documentos, Si las series documentales quedan establecidas en el momento de su creación en la oficina cuando pasen al archivo central será mas fácil su organización.
Lo fundamental es identificar, valorar y analizar la relación existente entra las funciones y las actividades de una unidad administrativa y la topología que produce y acumula en su archivo de gestión. Para ello hay que hacer un análisis exhaustivo de las funciones y actividades de cada oficina, utilizando la legislación y normativa que afecten a cada unidad.
1- identificación 2- clasificación 3- ordenación
Conde Villaverde, Maria Luisa, (1992)
B- Redacción del manual de normas y procedimientos: En cada unidad administrativa debe constar por escrito todas las normas y procedimientos para llevar a cabo una correcta gestión en los archivos de la oficina.
Con la redacción del manual de normas y procedimientos, se incluye la elaboración del cuadro de clasificación orgánico – funcional, especifico
atendiendo a las series documentales que genera la unidad a las que guía de proporcionarnos una codificación ligada al cuadro de clasificación general, establecido por el archivo central.
El manual de normas y procedimientos, debe estar en constante revisión ya que la oficina o la unidad de archivo de gestión, pueden adquirir nuevas competencias y por lo tanto series que habrá que incluir.
A- Formación: El objetivo principal es enseñar a los gestores las pautas y herramientas eficaces para una correcta clasificación y ordenación de las series documentales que tramiten, acabar con los malos usos en las prácticas administrativas de las oficinas.
B- Supervisión: Resulta necesario que la supervisión sea realizada por un personal idóneo, que posea la formación y experiencia acorde con la responsabilidad que representa.
El archivo de gestión en un programa de planificación de su organización debe tomar en cuenta a los siguientes elementos:
- Crear la visión del archivo de gestión
- Disponer de un espacio en la estructura organizativa de la organización.
- Señalar el perfil y cantidad de RRHH, que apoyara en la instalación y puesta en marcha del archivo de gestión.
- Indicar los recursos materiales, equipos y mobiliarios a utilizar en los archivos de gestión.
En mi opinión la planificación estratégica debe poseer una visión objetiva, superar las metas establecidas, se debe conocer la mision para así poder planificar, se necesita seguir una serie de pasos que deben cumplirse para lograr la meta principal plateada.
Además se debe lograr una eficaz estructura funcional del archivo de una institución de manera tal que esta tendrá un mejor manejo de los elementos llegando así un perfecto desarrollo.
Bibliografía
Paginas consultadas:
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htm
Autores consultados:
- Maria Dolores Canicer
- Maria Conde Villaverde
- Vásquez, Manuel, (1997)
- Conde Villaverde, Maria Luisa, (1992)
- Sanchis Moreno, Francisco. Los Archivos de oficina: una síntesis para su gestión.
- GITAA
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