Unidad 4 Manuales de Normas y Procedimientos

Universidad Central de Venezuela
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios

















Unidad 4










Profesor: Isneida Riverol
Alumna: Vanessa Villalba
CI: 18.899.123


Caracas, 08 de Mayo del 2010

Definición de manuales


Obra de consulta que contiene las normas que proyectan técnicas codificadas sistemáticamente para la organización y manejo de una unidad de correspondencia y archivo.

Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivistitos. Editorial del Sur: Córdoba (Argentina), 1995.

En mi opinión los manuales forman parte de las herramientas confiables para las organizaciones, facilitando así el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

Definición de manuales de Normas y Procedimientos

Los manuales de Normas y Procedimientos se encargan de llevar a cabo una correcta gestión en los Archivos de la oficina. Con la redacción de los Manuales de Normas y Procedimientos, se incluye la elaboración del cuadro de clasificación orgánico, funcional, específico, atendiendo a las series documentales que genera la unidad a las que guía de proporcionarnos una codificación ligada al Cuadro de Clasificación General establecido por el Archivo Central.

Conde Villaverde, Maria Luisa, 1992.

En lo que a mi respecta los manuales de Normas y Procedimientos son documentos que poseen la descripción de actividades que se seguirán en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
Objetivos de los Manuales de Normas y Procedimientos


Los Manuales de Normas y Procedimientos tienen como objetivo definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización. A su vez los Manuales de normas y procedimientos establecen pasos para regular y sistematizar las actividades del proceso.

Entre los objetivos se destacan: - Fijar las políticas de la institución u organización.
- Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.

- Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad.
- Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.
- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.

- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

- Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general.
- Facilitar a los nuevos empleados los alineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.

- Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de procedimientos.
- Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal.
- Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

- Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.

- Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.

- Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evitar los conflictos inter-estructurales.

Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).

Se puede acotar que tienen como objetivo la eficacia para la toma de decisiones ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
Tipos de Manuales de Normas y Procedimientos

Entre los tipos de Manuales de Normas y Procedimientos se encuentran:

- De Organización- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
Manual de Organización
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella. En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere: - Historía y Descripción de la Empresa- Misión, visión y objetivos de la empresa- Legislación o base legal- Estructura de la organización (organigrama General)- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)- Normas y políticas generales.
Manual de Normas y Procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar alteraciones arbitrarias.

Ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilita la labor de la auditoria administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización, Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representa al Manual de Normas y procedimientos. La descripción de procedimientos de elaboración abarca la siguiente información: - Identificación del procedimiento.- Nombre.- Área de desempeño.
- Codificación.- Descripción Genérica (objetivo).- Normas generales.- Responsable de cada una de las actividades que lo integran.- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades).- Descripción de cada una de las actividades que lo integran. Manual de Puestos y Funciones Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización. Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo. Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones. La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información: - Identificación del Puesto de Trabajo.- Nombre.- Área de desempeño.- Codificación.- Descripción Genérica (objetivo).- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto.- Diarias o frecuentes.- Semanales.- Quincenales.
- Mensuales.
- Trimestrales.
- Semestrales.
- Anuales.
- Ocasionales o eventuales.
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil de Nivel académico).
- Habilidades y destrezas.
- Conocimientos técnicos y/o específicos.

Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).

Manual para Especialistas

Contiene normas o indicadores referidos exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este Manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del Empleado

Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrollan, planes de incentivacion y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones.

Manual de Propósitos Múltiples

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección o mantenimiento.

Correa, Jailer y otros: Ingeniería Petrobrás DPSU – Colombia, Ingeniero de Petróleos (U. Nal), Especialista en Alta Gerencia (U. Andes), Especialista Administración Pública (ESAP). Manuales de Normas y Procedimientos [Documento en línea] Disponible en: www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt

Presentación de los Manuales de Normas y Procedimientos

- Contenido.
- Objetivos.
- Responsabilidad.
- Alcance de los procedimientos.
- Instrucciones.
- Normas de Procedimiento.
- Glosario Índice Temático.
- Índice de referencias cruzadas.
- Verificación y asesoramiento.
- Indicación de fechas.
- Numeración de páginas.
- Formato.
-Armado.


Elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos

Se destacan en etapas para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos:

Planificación del Trabajo.

Se forma el grupo de trabajo que se encargara de la elaboración de los manuales, este puede estar conformado por un representante de cada departamento.
Debe asignarse un coordinador que será el encargado de coordinar el trabajo y mantener un orden en cada actividad y así presentar una información coherente.
En esta etapa se plantean cuales serán las herramientas metodológicas que se usaran para obtener la información.

Búsqueda de la Información.
Consiste en extraer la información necesaria para la elaboración de los manuales, siguiendo las herramientas metodológicas establecidas y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante: Investigación documental: buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.

Análisis de la Información.

Una vez obtenida la información relevante, esta se deberá organizar y analizar de manera de darle un sentido coherente y así poder desarrollar el manual.
Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: ¿Qué trabajo o actividad se hace?, ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?, ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?, ¿Para qué se realiza el trabajo?, ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?, ¿Cuándo o en qué momento se hace?, ¿Por qué se hace? Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.

Elaboración del Manual.

Se establece, en esta etapa, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el Manual, para ello se debe considerar:
1- La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo.
2- La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución
de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. Se elaboran según las formas más sencillas y establecidas ya sea a nivel institucional.
3- El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al coordinador y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.


Autorización del Manual.

Cuando se cuenta con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, da autorización para que el manual pueda ser reproducido, difundido y distribuido en toda la institución o en las unidades
Administrativas correspondientes.

Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito de que los empleados conozcan el contenido del documento y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

Revisión y Actualización del Manual.

Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual de Normas y Procedimientos.
Implantación de los Manuales de Normas y Procedimientos
La implantación del manual de Normas y Procedimientos, debe hacer una divulgación de los mismos a todo nivel de la empresa para asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que involucra, los clientes, objetivo del proceso y los beneficios que tendrá la empresa en su implementación. No está de más escuchar las sugerencias que puedan hacer los trabajadores acerca de un proceso, pues en muchas ocasiones en la etapa de introducción se pueden presentar sugerencias muy efectivas para ajustar cualquiera de los componentes del proceso que hagan de su implementación un éxito. Es de responsabilidad de cada uno de los jefes de sección o de área dar a conocer los nuevos procesos, velar porque se ejecuten los nuevos procesos, se diligencien adecuadamente sus formatos y que la información fluya rápidamente por cada sección de la empresa. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo se le de la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que se vuelvan parte de la cotidianidad y la cultura.

Mantenimiento de los manuales de Normas y Procedimientos


El manual de Normas y Procedimiento debe estar en constante revisión ya que la oficina o unidad de Archivo de Gestión, puede adquirir nuevas competencias y por lo tanto series que habrá que incluir.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la Eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.


Herrera, Haroldo. Importancia de los Manuales, (2007).


Recursos Humanos en los Archivos

Personal Fundamental
Toda empresa debe contar con un área de recursos humanos que esta dirigida por un ejecutivo que se encarga de llevar los registros del personal, verificar el cumplimiento de los requisitos legales y en algunos casos colaborar en la captación del personal a ser seleccionado.
Es importante que la empresa para una efectiva administración de recursos humanos cuente con un Programa de Recursos Humanos que le permita conocer a las personas que laboran y también poder conocer aspectos como estudios, experiencia profesional, formación general y humanística, capacidad de conocimientos; habilidades , destrezas etc. Los mismos son de gran interés para permitir al departamento de recursos humanos detectar las potencialidades de cada persona, ubicarlo en el lugar adecuado de trabajo y hacer la selección del individuo conveniente para laborar en la empresa u organismo. Esto le permitirá aumentar la productividad de la empresa y al mismo tiempo la satisfacción del personal.

Políticas de Reclutamiento de personal
Debido a la importancia que tiene el recurso humano para la empresa u organizaciones es importante tener cuidado al momento de seleccionar los futuros trabajadores, con el fin de conseguir al personal ideal, adecuado que va a ocupar el puesto vacante.
Las políticas de reclutamiento de personal contribuyen a facilitar el proceso de reclutamiento y selección del personal.

El reclutamiento y la selección son dos fases de un mismo proceso: El reclutamiento es la primera fase del proceso de contratación cuyo objetivo fundamental es instrumentar una serie de procedimientos para atraer un número suficiente de candidatos con la calidad adecuada y en el momento oportuno, que permita cubrir las necesidades del personal detectadas. Las técnicas de reclutamiento utilizadas deben proporcionar una adecuada segmentación del mercado, con la finalidad de que lleguen a la entidad solicitudes de candidatos que no presenten ninguna característica que por sí misma impida la adaptación al puesto vacante o a la organización, y con esto evitar aquellos candidatos que no se acoplan a la situación debido a que no llegan a mínimo. De esta manera el proceso de reclutamiento actúa como primer filtro y proporciona eficiencia a la selección.

La Selección.

Es la elección entre el conjunto de candidatos captados por el proceso de reclutamiento, a la persona que pueda desempañar idóneamente el puesto que se le asignara. En este proceso se intenta medir previamente el rendimiento de la persona, es decir como se desempeñara en un futuro, apoyándose en un criterio que le asegure la validez y fiabilidad del mismo, tratando de mantener o aumentar la eficiencia del personal.
La selección adquiere mayor importancia en el caso de los directivos y profesionales, ya que la diferencia entre el empleado adecuado y el incorrecto puede equivaler a un año de sueldo.

La selección busca solucionar dos problemas fundamentales: - Adecuación del hombre al cargo y la eficiencia del hombre en el cargo.

El criterio de selección se fundamenta en los datos y en la información que se posean respecto del cargo que va a ser proveído. Las condiciones de selección se basan en las especificaciones del cargo, cuya finalidad es dar mayor objetividad y precisión a la selección de personal para ese cargo.
Si todos los individuos fueran iguales y reunieran las mismas condiciones para aprender a trabajar, la selección no sería necesaria; pero hay una enorme gama de diferencias individuales, tanto físicas como psicológicas, las cuales llevan a que las personas se comporten y perciban las situaciones de manera diferente, y a que logren mayor o menor éxito en el desempeño de sus funciones en la organización. La selección se configura como un proceso de comparación y de decisión, puesto que de un lado, están el análisis y las especificaciones del cargo que proveerá y, del otro, candidatos profundamente diferenciados entre sí, los cuales compiten por el empleo.

La Inducción

El proceso de inducción consiste en informar adecuadamente al nuevo empleado sobre los aspectos esenciales de la empresa. Se busca dar a ese nuevo empleado toda la información que necesite tanto de la empresa como de la función que va a desempeñar; dándole motivación para que pueda desenvolverse fácilmente en el área de trabajo. Esto le permitirá tener mayor información sobre la empresa y ubicarlo en un contexto social donde pueda interactuar junto con otros empleados y aportar ideas. Además de conocer los objetivos , y metas de la empresa y los recursos con que cuenta le será más fácil colaborar para su logro o porque al tener un espacio al inicio de su actividad dentro de la empresa siente que se le valora como persona y eso facilita la generación de un vínculo afectivo. En cualquiera de los casos antes planteados la inducción favorece la motivación.

El Adiestramiento y Capacitación

La palabra adiestramiento tiene muchos significados y aplicaciones. Muchos autores se refieren a un área genérica denominada desarrollo a la cual dividen en educación y entrenamiento.
El adiestramiento significa la preparación de la persona para el cargo, en tanto que el propósito de la educación es preparar a la/ las personas para enfrentar el ambiente dentro o fuera de su trabajo. El adiestramiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos los cuales dependen de las necesidades que se hayan detectado en la organización. El adiestramiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de las tareas y del ambiente y desarrollo de habilidades.
Un adiestramiento implica detección de necesidades, programación, ejecución y evaluación de necesidades.

Salario
Es la remuneración que el individuo recibe como retorno por la ejecución de tareas organizacionales. Cada empleado hace transacciones con su trabajo para obtener recompensa financieras y no financieras. La recompensa financiera puede ser directa o indirecta.
La compensación financiera es el pago que recibe cada empleado en forma de salarios, bonos, premios y comisiones. El salario representa el elemento más importante. Salario es la retribución en dinero o su equivalente que el empleador paga al empleado por el cargo que éste ejerce y por los servicios que presta durante determinado período. El salario puede ser directo o indirecto. Directo es el que se recibe como contraprestación del servicio en el cargo ocupado. En el caso de empleados que trabajan por horas, corresponde al número de horas efectivas trabajadas al mes. En el caso de trabajadores por meses, corresponde al salario mensual recibido.
La compensación financiera indirecta constituye el salario resultante de las cláusulas de la convención colectiva de trabajo y del plan de beneficios y servicios sociales ofrecidos por la organización. El salario indirecto incluye vacaciones, gratificaciones, propinas, adicionales (de inseguridad, de insalubridad, de trabajo nocturno, de tiempo de servicio), participación en las utilidades, horas extras, así como el equivalente monetario de los servicios y beneficios sociales ofrecidos por la organización (alimentación subsidiada, transporte subsidiado, seguro de vida colectivo, etc.). La suma del salario directo y del salario indirecto constituye la remuneración.
La remuneración constituye todo cuanto el empleado recibe, directa o indirectamente, como consecuencia del trabajo que desarrolla en una organización. Así, la remuneración es género y el salario es especie.

Meritocracia
Se refiere a aquellos sistemas políticos donde se accede a los cargos de poder, no por nacimiento, riqueza o compadrazgos (o sea, según pautas de adscripción) sino, por los méritos (pautas de realización). En las sociedades avanzadas, esos méritos se refieren en principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas evidenciadas en los individuos.

Bibliografía


- Conde Villaverde, Maria Luisa, 1992.

- Herrera, Haroldo. (2007). Importancia de los Manuales. [Documento en línea] Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales administrativos.htm

Harnoldo, Herrera es Licenciado en Administración de Empresas, con Maestría en Reingeniería y Tecnologías de Aseguramiento. Catedrático Universitario en Maestrías y Post-grados; Consultor y capacitador, en las áreas de recursos humanos, desarrollo organizacional, planificación estratégica, organización & métodos y reingeniería.

- López Espinosa, Elizabeth. (2008).Dirección estratégica de recursos humanos .México: [Documento en línea] Disponible en:
(http://www.scjn.gob.mx/SiteCollectionDocuments/PortalSCJN/RecJur/Becarios/pdf/ELIZABETH%20ESPINOSA%20LOPEZ.pdf).

Elizabeth López Espinosa en su trabajo “Dirección estratégica de recursos humanos” se dirige a brindar un enfoque global en el área como es la selección, capacitación, evaluación, desarrollo y remuneración de los empleados, y como los recursos humanos contribuyen a la generación de ventajas competitivas, por ultimo, destaca los recursos humanos desde el enfoque de auditoria y como se interrelacionan en una revisión de auditoria.

- Correa, Jailer y otros: Ingeniería Petrobrás DPSU – Colombia, Ingeniero de Petróleos (U. Nal), Especialista en Alta Gerencia (U. Andes), Especialista Administración Pública (ESAP). Manuales de Normas y Procedimientos [Documento en línea] Disponible en: www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt


- Vieytes Suquivide, Maritza. (2003). La Administración de Recursos Humanos... ¿qué es y para quién es? [Documento en línea].Disponible en: (http://www.consultorainternacional.com/downloads/articulos/La%20Administracion%20de%20Recursos%20Humanos.doc).

Maritza Vieytes Siquilvide, Es una Consultora especializada en metodologías de capacitación y desarrollo del capital humano y el comportamiento emprendedor.